Agent(e) d'accueil standard

Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales :
Le SGCD assure l’accueil physique et téléphonique sur 3 sites des administrations territoriales de l’État : Préfecture, Direction départementale des territoires (DDT) et Direction départementale du travail de l’emploi et des protections des populations (DDETSPP), sur Foix. Le poste est basé principalement à la DDETSPP, 9 rue du lieutenant Paul Delpech à Foix.
Le bâtiment héberge plusieurs services mais l’accueil concerne exclusivement la DDETSPP.
En tant que chargé(e) d’accueil, vous assurerez les missions suivantes :
Missions principales:
Assurer l’accueil physique et téléphonique, la réception des colis pour la DDETSPP
Mettre en relation et suivre la prise en charge des appels, orienter vers le bon interlocuteur ou renvoyer vers une adresse mail.
Assurer un renseignement de premier niveau
Assurer la surveillance sécurité des accès du public
Contrôler l’accès aux locaux et la remise de badges pour des visiteurs ponctuels ou entreprises
Gérer les mails de la boîte institutionnelle générale et transfert vers le bon interlocuteur
Gérer la boite institutionnelle de l'accueil
Prendre des rendez-vous pour le public sur la plateforme Smart
Agenda (Inspection du travail).
Renseigner le tableau Open office enregistrant le nombre d’appels et de visites quotidiennes
Gérer l’armoire à clefs
Missions secondaires : appui logistique
Gérer les consommables des photocopieurs du site de la DDETSPP
Assurer la pré-commande et la remise des fournitures de bureau pour les services de la DDETSPP
Distribuer les tickets restaurants
Suivre l’état du parc des véhicules en lien avec le responsable des véhicules basé à la Préfecture
Effectuer les relevés kilométriques mensuels des véhicules
Distribuer le courrier dans les services
Sortir les containers poubelles les jours de collectes
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Assurer l’intérim téléphonique et physique sur les autres accueils DDT, DDETSPP et Préfecture en cas d’absence
Appui au service et participer à la continuité de service
Assurer l’accueil pendant l’heure d’ouverture au public en fonction du règlement intérieur de la DDETSPP - Ouverture du service : 8h30 à 12h00 - 14h00 à 16h30
Missions non télétravaillables. Poste à plein temps.
Quotité de travail pouvant évoluer dans les prochains mois.

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel/ niveau maîtrise - requis
Technique d’accueil/ niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique bureautique/ niveau pratique - requis
Savoir-faire :
Savoir s’exprimer avec aisance/ niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe/ niveau maîtrise - requis
Savoir analyser et reformuler les demandes/ niveau maîtrise - requis
Assurer un accueil téléphonique de qualité/ niveau maîtrise - requis
Savoir- être :
Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise - requis
Savoir prendre des initiatives et être réactif/ niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer et s’adapter au différents publics/ niveau maîtrise - requis
Savoir rendre compte/ niveau maîtrise - requis
Vos perspectives :
Évolution vers des fonctions d’appui, de secrétariat ou de gestionnaire de dossiers au sein du SGCD.
Votre environnement professionnel
Le secrétariat général commun départemental assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles.
Il comprend 3 services : le service des ressources humaines, le service budget , finances, achats, logistique, immobilier et le service numérique.
Composition et effectifs du service
Service budget-finances/ achat-logistique -immobilier : 17 agents dont 1 A, 4 B et 13 C
- Bureau budget-achat :
3 agents dont 1 B et 2 C
- Bureau logistique-immobilier :
13 agents dont 3 B et 10 C
Liaisons hiérarchiques
L’agent est sous l’autorité hiérarchique du responsable du pôle accueil –courrier du SGCD basé à la préfecture.
Liaisons fonctionnelles
L’agent est sous l’autorité fonctionnelle des directeurs de la DDETSPP.
Il entretient des relations fonctionnelles avec les agents de la DDETSPP, les services bénéficiaires, les agents du périmètre SGCD et les autres services du SGCD.