Agent de scolarité

Les activités principales
• Informer les publics (les étudiants, le personnel enseignant interne ou externe, et les différents interlocuteurs à l’établissement) sur l’aspect pédagogique et administratif ; rechercher des éléments de réponse et/ou orienter les demandes et sollicitations aux personnes concernées
• Gérer et suivre les dossiers administratifs des étudiants français et étrangers : inscriptions administratives et pédagogiques, suivi de bourses, contrôle d’assiduité…

• Assurer le respect des maquettes : structures d’enseignement, modalités de contrôle des connaissances, règles de calcul, charges d’enseignements
• Organiser et suivre les emplois du temps et des réservations de salles
• Gérer les absences et changements de plannings
• Suivre et contrôler des périodes de stage avec les interlocuteurs concernés (étudiants et tuteurs), de la convention au suivi des présences
• Gestion administrative et logistique des examens dans le respect de la réglementation en vigueur : réservation des salles, création des listes de présence, convocations, saisie des notes, PV des jurys, traitement des résultats en fonction des niveaux de diplômes …
• Participer aux réunions

Profil recherché :
Ce poste est fait pour vous si
Vous êtes :
Titulaire d’un diplôme de niveau III
Vous possédez :
des connaissances sur le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche,
des connaissances sur la réglementation applicable en matière d’offre de formation et de gestion de scolarité
des connaissances sur la réglementation relative à la scolarité, notamment en termes d’inscriptions administratives et pédagogiques, d’examens et de cursus d’études.

Vous maîtrisez :
la prise en compte contraintes et échéances, dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
l’utilisation d’outils de bureautique
la mise en œuvre des procédures et des règles en constante évolution
• l’accueil et vous communiquez de manière adaptée avec les différentes populations concernées
Vous êtes en capacité :
• Respecter la confidentialité
• Être organisé et prioriser ses activités
• Avoir le sens relationnel, travailler en équipe,
• Être réactif et dynamique
• Être autonome, très vigilant et rigoureux
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Savoir rendre compte, être fiable et transparent

L'employeur :
Une université d’excellence
Université multi-sites implantée sur 5 campus à Pau, Anglet, Bayonne, Mont de Marsan et Tarbes, l’UPPA est une université pluridisciplinaire (hors santé) qui s’est fortement transformée avec l’obtention du label d’excellence I-SITE « Solutions pour l’Énergie et l’Environnement » pérennisé en 2022. Elle accueille environ 13 000 étudiants au sein de 3 collèges sur les niveaux licence, master et doctorat : le collège Sciences et Technologies pour l’Energie et l’Environnement (STEE) ; le collège Sciences Sociales et Humanités (SSH) ; le collège Études Européennes et Internationales (EEI).

Une université engagée et inclusive
La stratégie de l’UPPA, en adéquation avec le plan France 2030, vise à répondre aux défis de demain et en particulier celui de la transition écologique. La visibilité d’une recherche intensive de niveau international spécialisée et interdisciplinaire répondant aux enjeux sociétaux, l’intensité du partenariat avec les acteurs socio-économiques et culturels du territoire, l’attractivité et le rayonnement international de l’établissement, une offre de formation conçue pour répondre aux besoins tout au long de la vie en soutien aux besoins émergents du monde socio-économique et la capacité à accompagner l’innovation, constituent les piliers de l’université cible. Cette trajectoire est soutenue par l’alliance européenne UNITA qui est orientée sur des axes venant renforcer cette dynamique.
Descriptif du service
Le challenge
La personne recrutée sera affectée à l’administration de l’Institut Supérieur Aquitain (ISA) au sein d’une équipe de 10 personnels administratifs et techniques. L’ISA est une école d’ingénieurs de l’UPPA, elle forme des ingénieurs spécialistes des domaines du bâtiment et des travaux publics et des ingénieurs spécialistes des domaines du numérique et de l’informatique. La forte relation avec le milieu de l’entreprise entretenue par les nombreux stages proposés aux élèves ingénieurs participe à l’excellence de la formation. Les filières en apprentissage et la mise en place de contrats de professionnalisation accroissent ces relations privilégiées et soutient la croissance de l’école. La mission de la personne recrutée sera d’assurer tous les actes de gestion relevant de la scolarité des étudiants sous la responsabilité de la responsable administrative et financière.