Adjoint administratif - SPIP Gironde - Antenne mixte de Bordeaux-Gradignan

Le secrétariat d’antenne permet le bon fonctionnement et la bonne organisation du service en vue de la prise en charge des personnes sous-main de justice.
Sous l’autorité du chef d’antenne et du responsable des services administratif (l’attaché du SPIP), l’adjoint administratif aura pour missions :
La gestion des tâches de secrétariat
Créer les dossiers d’insertion et de probation des personnes sous-main de justice,
Assurer la saisie et le suivi des mesures sur APPI/PRISME (création si compétence, prise en charge du service, suivi des dossiers mis en incident et suivi des dossiers incarcérés, etc.),

Assurer l’affectation des mesures aux CPIP,
Renseigner les données statistiques du service,
Créer dans le cadre des BEX Collectifs, les avis de convocation, pré-affecter aux CPIP, créer les convocations sur APPI/PRISME,
Assurer le traitement des convocations pour les 741-1 CPP,
Assurer le traitement de fin de prise en charge (à transmettre aux autorités judiciaires compétentes),
Transmettre les dossiers des personnes vers les antennes de SPIP concernées en cas de dessaisissement,
Assurer la gestion du courrier de l’antenne arrivé et départ (enregistrement et ventilation),
Assurer la gestion de la messagerie de l’ALIP (identifier le destinataire : recherche sur le logiciel dédié et dispatcher dans les cases).
La gestion de l’accueil et du standard (détail procédure en annexe 1)
Accueil physique des probationnaires et orientation vers les CPIP durant les heures d’ouverture du SPIP (9h00-12h00 / 14h00-17h00),
Standard téléphonique (répondre aux appels, renseigner, orienter, tracer sur le logiciel dédié).
Participer à la formation et à l’accompagnement des Services civiques et réserviste dans la réalisation des tâches confiées.
La gestion de l’archivage des dossiers des personnes sous-main de justice
Mise en œuvre du protocole d'archivage pour les dossiers des probationnaires : protocole classique pour les archives générales et spécifique pour les archives départementales
La gestion des tâches en cas d’absence d’un collègue
En cas d’absence d’un adjoint administratif, il sera demandé de le suppléer dans l’intérêt de la continuité de service et des priorités fixées par la hiérarchie.
Il convient de mentionner que des tâches administratives transversales de logistique (gestion des fournitures et des plannings de réservation des salles de réunion, des véhicules de service…), au sein de l’antenne, pourront être affectées à l’agent sur demande de son responsable hiérarchique.

Profil recherché :
Poste réservé au corps des adjoints administratifs (ou équivalent) de la fonction publique.
Poste accessible par détachement d'un autre ministère hormis les agents militaires ou gendarmes qui doivent candidater via la CNOI
Compétences attendues
Connaissances
Environnement du travail : juridique, organisationnel, informatique
Savoir-être
Qualités d'anticipation, rigueur, confidentialité sont obligatoires
Qualité relationnelle
Savoir-faire
Maitrise des outils informatiques (bureautique, APPI, Genesis)

L'employeur :
Sous l'autorité du garde des sceaux, ministre de la justice, et avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, des associations et d'autres personnes publiques ou privées, la direction de l'administration pénitentiaire assure le service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l'insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.

La Direction de l’Administration Pénitentiaire (DAP) est l’une des cinq directions du Ministère de la Justice. Outre l’Administration Centrale, 186 établissements pénitentiaires et une centaine de Services Pénitentiaires d’Insertion et de Probation (SPIP), constituent les services déconcentrés, répartis en 10 directions interrégionales ; elle compte en outre un Service de l’Agence du Travail d’Intérêt général et de l’Insertion Professionnelle (ATIGIP) et une école de formation (ENAP).
Descriptif du service
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense
nationale OUI ☐ ✔ NON
Poste nécessitant une enquête administrative de sécurité
☐ OUI ✔ NON
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) : Ordinateur portable, téléphone, Télétravail
Composition et effectifs du service
4 DPIP (dont un chef d’antenne), 46 CPIP, 5 AA.
Votre hiérarchie
Yves AGBEMEBIA responsables des services administratifs ; attaché d’administration Kokouvi.agbemebia@justice.fr
Vos interlocuteurs métiers :
DPIP, CPIP, siège du SPIP, tribunal judiciaire de Bordeaux