SMAC / B-Chargé(e) du contrôle scientifique et technique sur les archives

Groupe RIFSEEP : 2
NBI : NON
Vos activités principales :
Sous l’autorité de la responsable des Archives, l’agent(e) sera un collaborateur direct du chef de pôle, responsable de la collecte, de l’évaluation et de la sélection des archives de la Préfecture de Police de Paris.
Il/Elle sera principalement chargé(e) de :
1 - Contrôler les archives publiques
=> Relations avec les producteurs et détenteurs d'archives

- Assistance méthodologique et conseil (évaluation des besoins en intégrant la dimension mixte des documents (papier et électronique), définition des procédures, détermination des équipements adéquats, application des règles de conservation)
- Visites d’audits (audit des systèmes d’informations, cartographie des applications, des données et production documentaires des producteurs, des lieux d’archivage), rapports de visites ;
- Sensibiliser et former des producteurs de documents et données à la bonne gestion de leurs archives sur l’ensemble du cycle de vie
=> Tableaux de tri des archives publiques
- Réalisation de tableaux de tri en partenariat avec les services et en conformité avec les dispositions légales et réglementaires, et mises à jour
=> Contrôle des éliminations des archives publiques
- Aide à la préparation des éliminations ;
- Vérification des bordereaux soumis au visa du conservateur ;
- Correspondance en lien avec ce contrôle.
2 - Préparation au transfert des versements
- Aide à la préparation des versements ;
- Vérification des bordereaux (conformité au tableau de tri, qualité des analyses, numérotation ...) ;
- Préserver l’intégrité des fonds d’archives.
Facteurs d’évolution à moyen terme
- Accroissement des données électroniques et des données sous format numérique natif et expansion des supports de conservation ;
- Prise en compte de la dimension internationale de la recherche dans la collecte des données.
3 - Classer les archives et réaliser des instruments de recherche (occasionnellement)
4 - Accueil et orientation des chercheurs par roulement
Vos perspectives:
Le poste permet de développer des connaissances et compétences archivistiques, ainsi que d’avoir des responsabilités, qui seront exploitables dans d’autres services d’archives publiques et
valorisables pour des concours et l’évolution de carrières
Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Profil recherché :
Compétences techniques
connaître l'environnement professionnel
/ niveau pratique à acquérir
avoir des compétences en
informatique - bureautique
/ niveau pratique requis
Savoir appliquer la réglementation
/ niveau maîtrise requis
Savoir-faire
savoir s'organiser
/ niveau maîtrise requis
savoir s'organiser
/ niveau maîtrise requis
savoir analyser
/ niveau maîtrise requis
Avoir l’esprit de synthèse
/ niveau maîtrise requis

Savoir travailler en équipe
/ niveau maîtrise requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations
humaines et de la pédagogie
/ niveau maîtrise requis
savoir communiquer
/ niveau maîtrise requis
Faire preuve de rigueur et de méthode
/ niveau maîtrise requis
Discrétion et confidentialité
/ niveau maîtrise requis
Autre :
Connaissance institutionnelle et administrative : niveau maîtrise requis
Connaissance de la législation et de la réglementation des archives publiques : niveau expert requis
Connaissance des normes de description des archives ISAD(G) et ISAAR : niveau expert requis
Connaissance du logiciel métier ARKHEIA : niveau pratique requis
Sens de l’organisation et de la prévision : niveau maîtrise requis
Capacité de représentation : niveau pratique requis

L'employeur :
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Le Service de la Mémoire et des Affaires culturelles (SMAC) est chargé d’inventorier, de conserver et de valoriser le patrimoine de la préfecture de Police, quelle qu’en soit la nature.
Il exerce dans son domaine de compétence un rôle de contrôle, de conseil et d’expertise auprès des directions actives et administratives (75-92-93-94).
C’est une entité qui, au regard de la particularité de ses missions, dispose d’une vision transversale de la Préfecture de Police.
Le SMAC comprend le secrétariat général, le Département patrimonial, qui se compose des Archives (Pôle contrôle et collecte, Pôle logistique, conservation préventive et salle de lecture, Pôle traitement, Pôle images, mission d’appui et de gestion) et du musée, ainsi que le Département de la musique des gardiens de la paix.

Descriptif du service
Si un travail considérable (notamment dans la rédaction des tableaux de gestion) a été réalisé depuis quelques années, de nombreuses archives intermédiaires et définitives demeurent dans les services et demandent à être répertoriées pour être triées et transférées soit au centre des Archives de Créteil, soit aux Archives du Pré St Gervais.
Il/elle participera au développement de la politique d’archivage électronique et de collecte de données électroniques.
Compositions et effectifs du service:
Le SMAC comprend environ 160 agents. Le département patrimonial est composé d’une trentaine d’agents entre le Musée et les archives.
Liaisons hiérarchiques:
N+1 : Le chef du pôle collecte et contrôle, en charge du contrôle scientifique et technique sur les archives.
N+2 : La responsable des archives, adjointe au chef du département patrimonial.
Liaisons fonctionnelles:
Avec les autres pôles des archives, notamment avec l’agent chargé de la conservation préventive,
Avec les usagers des archives,
Avec les autres entités du service (musée, musique et direction),
Avec les partenaires culturels extérieurs et entreprises.