SGA-CAB-C-Assistant (e) de la préfète, secrétaire générale pour l'administration, et de son directeur

Groupe RIFSEEP : 1
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type – ADM 004
Vos activités principales
L’assistant (e) de la préfète, secrétaire générale pour l’administration, et de son directeur de cabinet assure, dans le cadre de ses missions, la gestion des agendas, prépare et organise les réunions auxquelles participent la préfète et son directeur de cabinet ainsi que leurs déplacements en lien avec la chefferie de cabinet.

Il ou elle exerce les tâches de secrétariat de direction pour l’ensemble du cabinet SGA, l’accueil téléphonique et physique, la gestion de la boîte à lettre électronique fonctionnelle, le tri et le suivi des courriers ainsi que la mise en page de notes et de courriers, et le suivi des parapheurs et du chrono d’enregistrement. Il ou elle participe aux réunions sur l’agenda. Il ou elle assure le suivi des frais de représentation de la préfète et de son directeur de cabinet.
Travail en binôme ; horaires en brigade 8h- 16h30 ou 11h – 19h30 avec pause déjeuner de 45mn.
Une bonne connaissance des structures et des interlocuteurs de la préfecture de police, du ministère de l’intérieur, de la préfecture de région Ile-de-France et de la Ville de Paris, est souhaitable ou devra être acquise rapidement.
Durée attendue sur le poste : 3 ans
Vos perspectives :
Ce poste permettra au titulaire de développer ses capacités relationnelles, d’organisation et de méthode maisaussi, d’approfondir ses connaissances de l’administration, ce qui constitue une excellente préparation aupassage de concours de catégorie supérieure.

Profil recherché :
Connaissances techniques
Discrétion, réactivité, ponctualité
Aptitude à assurer un accueil téléphonique de
qualité et à filtrer les communications destinées au PSGA
Rigueur, sens de l’initiative, capacités
organisationnelles
Parfaite maîtrise des règles de dactylographie et del’outil informatique (traitement de texte et tableur)
Rapidité d’exécution, capacité à réaliser un
travail soigné
Savoir-faire

Savoir travailler en équipe/niveau expert -
requis
Savoir s’organiser/niveau expert - requis
Savoir rédiger/niveau maîtrise – requis
Savoir-être
Savoir accueillir/niveau expert -
requis
Savoir s’adapter/niveau expert -
requis
Avoir le sens des relations
humaines/niveau expert - requis

L'employeur :
Composition et effectifs du service
Le cabinet compte 14 agents : 1 administrateur de l’Etat, directeur de cabinet ; 2 attachés d’administration, chef de cabinet et adjoint ; 2 secrétaires administratifs ; 4 adjoints administratifs ; 1 colonel de gendarmerie et 3 agents contractuels de catégorie A.
• Liaisons hiérarchiques
- Le directeur de cabinet
- Le chef de cabinet et son adjoint
• Liaisons fonctionnelles

L’ensemble des directions et des services de la préfecture de police (cabinet du préfet de police, directions du SGA, directions administratives, directions actives de la police : DOPC, DSPAP, DRPP, DPJ-PP) ; les organismes de contrôle et d’inspection (Cour des comptes, IGA…) ; les partenaires extérieurs (publics et privés) intervenant dans les projets suivis par le cabinet
Descriptif du service
Activités du service
Le préfet, secrétaire général pour l'administration (SGA), assisté d’un directeur de cabinet, a autorité sur les services chargés de la gestion administrative et financière, des personnels et des moyens nécessaires au fonctionnement des directions et services de la préfecture de police, en s'appuyant sur les 6 structures suivantes : la direction des ressources humaines (DRH); la direction de l’innovation, de la logistique et des technologies (DILT); la direction des finances, de la commande publique et de la performance (DFCPP); la direction de l’immobilier et de l’environnement (DIE); le service des affaires juridiques et du contentieux (SAJC); le service de la mémoire et des affaires culturelles (SMAC).
La fonction de secrétaire générale pour l’administration du ministère de l’intérieur en Ile-de-France est également assurée par la fréfète SGA qui a des responsabilités spécifiques dans la répartition des crédits, dans la gestion administrative et financière et dans la conduite d’opérations immobilières. Elle s’appuie pour la réalisation de ces missions, sur les services cités précédemment, rassemblant environ 3500 agents.