Secrétaire (H/F)

Les travaux communs du secrétariat consistent à travailler pour l'ensemble des bureaux composant les sous-directions, sur des missions de secrétariat mais également sur des missions administratives selon l'actualité et les besoins des bureaux.
Ces missions consistent notamment :
· Accueil téléphonique ;
· Préparation des dossiers physiques et dématérialisés ;
· Mise sous parapheur de notes et de courriers ;
· Travaux dactylographiques et missions administratives ponctuelles pour les sous-directeurs et les magistrats et fonctionnaires rédacteurs des sous-directions ;

· Gestion de la réservation des salles de réunion ;
· Organisation matérielle des réunions : dossiers, édition des chevalets, mise en place de la salle de réunion, annonce des participants à l’accueil, préparation du café ;
· Mise en place de tableaux de bord et leur suivi ;
· Suivi du courrier ;
· Tenue des agendas des sous-directeurs ;
Cette liste n’est pas exhaustive. D’autres missions pourraient être confiées en soutien selon les priorités et l’actualité du cabinet de la directrice et de la chefferie de cabinet.
Votre hiérarchie
Responsable du secrétariat commun aux sous-directions
L’adjointe à la cheffe de cabinet
La cheffe de cabinet
Vos interlocuteurs métiers
Directionnels et interdirectionnels principalement

Profil recherché :
Connaissances
Maîtrise du fonctionnement d’un secrétariat - Maitrise
Connaissance de l’organisation de l’administration centrale du ministère de la justice - Sensibilisation
Connaissance de l’organisation judiciaire - Sensibilisation
Savoir-faire
Maîtrise des techniques de secrétariat - Acquis
Maîtrise de l’utilisation des outils informatiques (Pack office et open office) et des nouvelles technologies (messagerie électronique, intranet, internet, One Note) - Maitrise

Savoir-être
Travail en équipe
Qualités d’ordre et de méthode
Sens des relations humaines
Polyvalence
Capacité d’adaptation
Discrétion
Adaptabilité et réactivité

L'employeur :
Descriptif du service
Le secrétariat commun aux sous-directions travaille principalement pour les sous-directeurs et bureaux de la sous-direction de la justice pénale générale, la sous-direction de la justice pénale spécialisée et la sous-direction de la négociation et de la législation pénales ainsi que pour la chefferie de cabinet.
Composition et effectifs du service
1 responsable du secrétariat commun aux sous-directions et 4 agents de catégorie C