Secrétaire de direction

Les missions du poste sont les suivantes :
- l’accueil (physique et téléphonique) et l’orientation du public
- l’enregistrement et la gestion du courrier (départ/arrivée)
- la gestion des agendas de la directrice interrégionale, de son adjoint et de la secrétaire générale
- la mise en forme des courriers et notes de la directrice interrégionale
- la rédaction des comptes rendus des comités de direction
- le suivi et l’organisation matérielle des permanences

- l’organisation des déplacements des agents de la MSPOM :
- La réservation des titres de transport et de l’hébergement
- L’établissement des ordres de mission
- L’établissement des dossiers de déplacement DI/DIA en lien avec les chefs de département
- le soutien logistique des séminaires
- la gestion du planning des salles de réunion et des véhicules de service (en lien avec le chauffeur)
- la préparation de l’accueil des nouveaux arrivants
- la gestion des archives du secrétariat de direction et de la directrice interrégionale
- la suivi des congés de la directrice interrégionale, des chefs d’établissement et des DFSPIP
- la gestion des listes de diffusion de messagerie électronique CE/ DFSPIP et adjoints et le CODIR
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ✔ 1 C ☐ Sans objet

Profil recherché :
Connaissances
Bonne connaissance de l’outil informatique, en particulier d’EXCEL et WORD
Environnement professionnel : chorus DT et cytric
Savoir-être
Sens de l’organisation
Rigueur
Esprit d’analyse et de synthèse
Sens des relations humaines
Faire preuve d’initiative et d’autonomie
Discrétion

L'employeur :
Le siège de la direction des services pénitentiaires d’outre-mer est situé à Ivry-sur-Seine (94).
La direction anime, contrôle et coordonne l’activité des établissements pénitentiaires et des services pénitentiaires placés sous son autorité.
Environ 3 000 agents du ressort de la direction des services pénitentiaires d’outre-mer exercent leurs fonctions sur un vaste territoire composé de 5 départements-régions, de 3 collectivités d’outre-mer et de la Nouvelle-Calédonie.

Elle est rattachée à 6 ressorts de cours d'appel (Basse-Terre, Cayenne, Fort-de-France, Nouméa, Papeete, Saint-Denis) ainsi que celui du tribunal supérieur d'appel de Saint-Pierre-et-Miquelon.
Elle comprend 15 établissements et 8 services pénitentiaires d’insertion et de probation (SPIP)
Descriptif du service
Au sein du bureau des affaires générales et du service de la communication, le secrétariat de direction est composé de deux agents assistant le directeur interrégional, son adjoint et le secrétariat général dans la gestion quotidienne des tâches administratives.
Leur travail est supervisé par la cheffe du bureau des affaires générales.
Composition et effectifs du service
Le secrétariat de direction est composé de 2 postes : 1 secrétaire administratif et 1 adjoint administratif
Votre hiérarchie
Le secrétariat de direction est supervisé par la cheffe du bureau des affaires générales.