Secrétaire de direction - CAB (H/F) CDD 6 mois - 60%

Directement rattaché(e) au cabinet de la présidence, la personne aura pour mission d’assurer la gestion administrative et logistique des séances du Collège. Et assister le cabinet, et notamment son adjointe, dans ses missions.
Les principales taches seront :
- Appuyer la préparation des passages des sujets au Collège (COI ; CD et RTC), à savoir l’ordre du jour et les dossiers pour les séances,
- Assurer le suivi des mises en ligne des documents relatifs au séances de collège (Ordre du jour CD et procès-verbaux) et des documents s’y rattachant sur le Bulletin officiel de la HAS,

- Organiser, alimenter le partage et le classement de documents, notamment sur support numérique,
- Assurer la gestion et le suivi administratif de dossiers (achats et commandes),
- Participer à l’élaboration de procédures internes et veiller à leur respect,
- Participer au remplacement ponctuel au sein du pôle ou au renfort selon les besoins et les possibilités
- Participer à la coordination du travail de l’équipe,
- Organiser des rendez-vous pour le cabinet,
- Contribuer à l’organisation des évènements internes (séminaires internes, conférences…),

Profil recherché :
Formation
De formation Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat de manager ou de direction.
Expérience
Une expérience en secrétariat, secrétariat de direction, assistanat de manager, d’au moins une année dans un domaine similaire ou connexe.
Compétences
- Solides compétences en gestion administrative et secrétariat,
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (pack office, word, excel, powerpoint, internet),
- Excellent relationnel et aptitude pour le travail en binôme,

- Diplomatie, discrétion et confidentialité et sens de l’écoute face à des interlocuteurs variés,
- Rigueur, sens de l’organisation et des priorités, force de proposition pour faire évoluer les procédures,
- Adaptabilité en lien avec les évolutions de l’institution et les changements d’organisation,
- Faculté de réactivité importante,
- Capacité d’organisation et forte aptitude à la polyvalence.

L'employeur :
Autorité publique indépendante à caractère scientifique, la Haute Autorité de santé (HAS) vise à développer la qualité dans les champs sanitaire, social et médico-social, au bénéfice des personnes.
Elle travaille au côté des pouvoirs publics dont elle éclaire la décision, avec les professionnels de santé pour optimiser leurs pratiques et organisations, et au bénéfice des usagers dont elle renforce la capacité à faire des choix.
Elle exerce trois missions principales :

- Évaluer les médicaments, dispositifs et actes en vue de leur remboursement ;
- Recommander les bonnes pratiques professionnelles, élaborer des recommandations vaccinales et de santé publique ;
- Mesurer et améliorer la qualité dans les hôpitaux, cliniques, en médecine de ville et dans les structures sociales et médico-sociales.
La HAS exerce son activité dans le respect de trois valeurs : la rigueur scientifique, l'indépendance et la transparence.
Elle est organisée autour :
- d’un Collège de huit membres dont son président ;
- de commissions spécialisées présidées par des membres du Collège ;
- de services répartis en cinq directions.
Descriptif du service
Cabinet de la présidence
Au sein du cabinet de la HAS, le poste est rattaché au secrétariat du Collège dont le rôle est :
- Une fonction d’appui à l’instance « Collège » dans l’organisation de ses réunions,
- Une fonction de secrétariat pour le cabinet