Secrétaire de direction

Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...). Peut coordonner une équipe.

Compétences attendues :
- Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Compétences à acquérir :
- Communication, Multimédia Créer, organiser ou coordonner un évènement
- Communication, Multimédia Définir une stratégie de communication
- Data et Nouvelles technologies Mettre à jour un dossier, une base de données
- Gestion des stocks Organiser et contrôler un approvisionnement
- Gestion administrative et comptable Gérer un planning
- Gestion administrative et comptable Organiser des déplacements professionnels
- Gestion administrative et comptable Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Gestion administrative et comptable Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Pilotage et maîtrise des coûts Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Pilotage et maîtrise des coûts Réaliser la gestion administrative du personnel
- Droit, contentieux et négociation Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
- Droit, contentieux et négociation Réaliser la gestion administrative des contrats
- Droit, contentieux et négociation Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
- Relation client Accueillir, orienter, renseigner un public
- Relation client Assurer un accueil téléphonique
- Stratégie de développement Piloter une activité
- Communication Relayer de l'information
- Organisation Archiver des dossiers et documents de référence
- Organisation Classer des documents
- Organisation Collecter et analyser des données, des informations
- Organisation Réaliser une veille documentaire
- Organisation Utiliser les outils numériques

Conditions d'accès :
- Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion. Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle. Un complément de formation de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues peut permettre d'accéder à des postes à responsabilité. La pratique d'une ou plusieurs langue(s) étrangère(s) est requise.

L'entreprise :
Association de quartier depuis plus de 60 ans, nous intervenons auprès des habitants au travers de 3 axes définis par notre projet social :
- soutien auprès des familles dans leur vie quotidienne et dans l'éducation des enfants
- aide aux personnes âgées pour conserver leur autonomie et leur permettre de maintenir un lien social
- développer les liens sociaux et favoriser la mixité sociale, géographique, culturelle et intergénérationnelle.