Secrétaire de Direction - Direction Aff Gén Patientèle Relations Usagers Dir soins et Direction quali

ACIVITES PRINCIPALES
SECRETARIAT SRU et DACQ
. Gestion des courriers et documents divers : réception, tri et frappe des courriers
. Relecture, mise en forme, diffusion, classement et suivi des courriers, archivage
. Gestion d’agenda et de l’accueil téléphonique
. Organisation des diverses réunions : réservation de salle(s), convocation des participants, listes d'émargement, travaux de reprographie, prises de notes, rédaction et diffusion des comptes-rendus…

. Veille documentaire et réglementaire - Recherches d’informations
. Gestion des commandes de fournitures, bons de travaux…
. Suppléance du secrétariat DSI DACQ
Missions spécifiques SRU
. Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux
. Gestion des demandes de réquisitions et demandes diverses des forces de l’ordre
. Gestion des plaintes, réclamations et signalements
. Participation à l’élaboration de divers rapports (apport annuel isolement et contention, rapport annuel Commission des Usagers, …)
Missions spécifiques DACQ
. Gestion documentaire : administration et gestion du logiciel documentaire Bluekango – animation de formation Bluekango
. Gestion des questionnaires – enquêtes et diverses analyses : administrateur du logiciel Sphinx - Création de questionnaires, extraction des résultats, analyse et production de rapports
. Participation à la gestion des risques : gestion des FSEI, organisation des retours d’expériences …
. Participation à la préparation et l’organisation de la certification HAS
ACIVITES PONCTUELLES
. Participation ponctuelle aux instances et réunions en lien avec SRU (CDU, comité éthique, COPIL Droits des Patients et Parcours Patients) : préparation et prise de note
. Participation ponctuelle aux instances et réunions en lien avec la DACQ (Copil qualité ,..)

Profil recherché :
SAVOIR FAIRE ET COMPETENCES REQUIS DANS LA FONCTION
. S'adapter rapidement aux changements de situations
. Gérer et organiser son temps de travail en fonction des priorités
. Faire preuve d’initiatives
. Communiquer auprès des différents publics
. Gestion de l’information, méthodes de classement, d’archivage recherche documentaire,
. Rendre compte régulièrement à son responsable hiérarchique
. Maîtrise des outils bureautiques

. Messagerie Outlook, Internet, IA
QUALITES REQUISES
. Méthode et organisation
. Rigueur et goût du travail bien fait
. Sens du contact
. Disponibilité
. Discrétion
Candidature : lettre, CV et 3 derniers entretiens d'évaluation pour mutation /détachement
Poste à pourvoir dès que possible
Grade : adjoint administratif - catégorie C
Fiche de poste sur demande

L'employeur :
L’Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) du Finistère Sud est l’établissement de référence en psychiatrie et santé mentale du territoire. Il couvre une population de plus de 290 000 habitants
Descriptif du service
1 poste de secrétaire de direction à 100 % ainsi réparti :
* Direction Affaires Générales & de la Patientèle (DAGP)- Service des Relations Usagers (SRU) à 50 %
* Direction des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico Technique (DSIRMT) - Direction Amélioration Continue de la Qualité (DACQ) à 50 %