Secrétaire de Direction - CP Rennes Vezin - AA

Le secrétariat assure la sélection et la diffusion des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités par la direction. Il est amené à avoir un rôle d'assistance auprès des personnes dont il assure le secrétariat. Le secrétariat gère la documentation du service.
Gérer le courrier entrant et sortant du service.
Assurer la prise de notes lors des réunions pour la rédaction de procès verbaux ou de compte-rendus et mettre en forme des documents (notes, lettres, rapports...).
Assurer la gestion de l'agenda, des déplacements, des réunions, etc.
Suivre les statistiques et tableaux de bords élaborés par l’administration
Accueillir et orienter les personnes en rendez-vous avec les membres du service.
Assurer l'accueil téléphonique et la réception des messages.
Procéder au classement et à l'archivage des documents.
Procéder à la gestion documentaire dans le cadre de la labellisation et mettre à jour les données.
Suivre les congés de la direction.
Établir les prévisionnels des astreintes de direction.
Établir les prévisionnels des interventions des assesseurs en commission de discipline.
Gestion de réservation des véhicules de l’établissement.
Gestion du planning de réservation des différentes salles de réunions
Gestion des autorisations d’accès à l’établissement.
Gestion des notes de service (mise en application des consignes, déroulement des travaux, etc.)
Collaboration directe avec le groupement privé GEPSA

Composition et effectifs du service : 2 Adjoints-administratifs
Votre hiérarchie : Adjoint au directeur (n=1), le Chef d’établissement
Vos interlocuteurs métiers : Le Directeur et son Adjoint, les autorités judiciaires, tous les acteurs de la vie pénitentiaire de la structure, la Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de Rennes.

Profil recherché :
Connaissances
Logiciels et applications bureautiquesRègle, processus et outils budgétaires comptables (LOLF, GBCP, CHORUS)
Fonctionnement et l'organisation de l'Administration Pénitentiaire
Savoir être
Communication, discrétion professionnelle
Esprit d'initiative, rigueur
Savoir-faire
Rédiger des notes, rapports, documents
Capacité à rendre compte
Capacité à organiser et à prioriser, déterminer les urgences

Expériences professionnelles antérieures souhaitées : débutants acceptés
Offres de formation associées à votre prise de poste : En fonction des plannings
Perspectives d’évolution professionnelle : : statutaire

L'employeur :
Sous l'autorité du garde des sceaux, ministre de la justice, et avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, des associations et d'autres personnes publiques ou privées, la direction de l'administration pénitentiaire assure le service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l'insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.

Elle est l'une des cinq directions du ministère de la justice. Son budget annuel s'élève à 3,6 milliards d'euros, dont près de 1,3 milliards hors titre 2. Elle emploie 39 200 agents. Outre l'administration centrale, 186 établissements pénitentiaires et une centaine de services pénitentiaires d'insertion et de probation constituent les services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales ; elle compte en outre un service de l'emploi pénitentiaire (SEP-RIEP) et une école de formation (ENAP). Elle prend en charge plus de 250 000 personnes, dont environ 170 000 en milieu ouvert et près de 80 000 sous écrou.
Centre Pénitentiaire de Rennes Vezin
Rue du Petit Pré
CS 14605
35746 Vezin-le-Coquet Cedex
RIFSEEP : 2
Descriptif du service
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) : ordinateur portable, téléphone fixe, logiciel Harmonie et Origine
L’adjoint administratif peut exercer toute une série de métiers bureautiques dans des domaines variés. Il est chargé dans le champs de compétence de son service, de gestion administrative d’exécution, gestion des ressources humaines, comptabilité, logistique. Il peut aussi assurer des missions d’accueil et de secrétariat. Il peut exercer ses missions au sein de l’administration centrale, des établissements pénitentiaires, des services pénitentiaires d’insertion et de probation, des directions interrégionales