SECRETAIRE D'UNITE

Au sein du secrétariat composé de deux agents, vous serez chargé d’assurer les missions :
- Assurer l’accueil physique des nouveaux arrivants,
- Assurer la gestion du courrier arrivée/départ ainsi que de son archivage sous toutes ses formes
- Mettre à jour et réaliser les mises en forme (selon la charte graphique en vigueur) des projets de notes transmises par les différents bureaux,
- Assurer la mise à jour de l’organigramme et annuaire des entités du SID présentes sur Marseille,
- Assurer l’archivage des notes sous toutes ces formes,
- Tenir à jour les différents registres (RPAA, LRAR..),
- Mettre à jour les fichiers de planning et de réservation des véhicules, des salles de réunion.
- Utiliser les systèmes de messagerie OUTLOOK, COR@IL, NéMO,
- Etablir les décisions de suppléance,
- Veillez à la bonne rédaction des ordres de mise en route et saisir les ordres de mission sur CHORUS DT,
- Appliquer les règles en vigueur en matière de transmission de courrier relative à la protection du secret.
- Assurer un soutien de proximité et traiter les problèmes locaux (courrier, tableau de suivi, frais de déplacement...) dans les 3 antennes (1/2 journée par semaine et par antenne).
- Prise de note et établissement de compte rendu de réunion.

Profil recherché :
Vous devez avoir une expérience dans le domaine du secrétariat.
Une maîtrise des logiciels bureautiques et bonne connaissance de Chorus DT est souhaitée.
Ce poste nécessite de faire preuve d’autonomie, de rigueur et d’un bon sens de l’organisation. Les qualités relationnelles et le sens du travail en équipe sont des outils indispensables à l’exercice de ces missions. Le titulaire du poste devra être mobile afin de se rendre au contact de l’ensemble des personnels de l’USID régulièrement.

L'employeur :
Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 60 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire.

Descriptif du service
Sous l’autorité de l’établissement du service d’infrastructure de la défense Sud Est (SID-SE), organisme interarmées rattaché au SGA, l’unité de soutien d’infrastructure de la défense (USID) de Marseille a pour mission de soutenir l’ensemble de l’infrastructure de la base de défense de Marseille. Elle est composée d’une section Pilotage et Soutiens (SPS), d'une section gestion du patrimoine (SGP), d'une section exploitation maintenance (SEM) et d’une section travaux (STX).
Positionnée au sein de la SPS, la cellule RH et Soutiens est chargée d’apporter l’appui de proximité aux personnels de l’USID ainsi qu’aux personnels SID présents sur la BdD Marseille-Aubagne (le bureau de conduite d’opérations, la division HNIA-NG, et la sous-direction des opérations Sud).