secrétaire au sein du pôle administratif – service de l'insertion et de la probation

Les agents du pôle secrétariat de la sous-direction des missions remplissent les missions suivantes :
- accueil et gestion des appels téléphoniques
- enregistrement et répartition du courrier
- préparation et mise en forme des courriers, notes, tableaux et dossiers de travail
- transmission des dossiers individuels des agents des bureaux au pôle Personnel Administration Centrale
- organisation des déplacements des agents du bureau (établissement des ordres de mission, réservation des billets, hôtels…)

- gestion informatique (suivi des messages à diffuser…)
- classement et archivages des courriers et des dossiers
- commandes de fournitures
- travaux divers de secrétariat (photocopies…)
- élaboration et suivi de tableaux de pilotage
Une polyvalence est requise entre les différents agents du pôle secrétariat afin d’assurer la continuité du service en cas d’absence.
Compétences attendues
Connaissances
Bonne maîtrise Excel
Bonne maîtrise Word
Adaptabilité aux nouvelles technologie
Savoir-être
Sens du contact et de l'accueil
Discrétion
Réactivité/Adaptabilité
Savoir-faire
Rigueur et sens de l'organisation
Aptitude à travailler en équipe

L'employeur :
Au sein de l’administration centrale, la sous-direction de l’insertion et de la probation est placée sous l’autorité de la cheffe du service des métiers. Elle est composée de deux départements et de deux missions :
- le département des parcours de peine ;
- le département des politiques sociales et partenariales ;
- une mission Expertise et valorisation des pratiques professionnelles en SPIP
- une mission enseignement.
La sous-direction de l’insertion et de la probation (SDIP) est chargée de définir et de mettre en œuvre les politiques de prise en charge des personnes placées sous-main de justice. Le département des parcours de peine définit à la fois les méthodologies d’intervention des services pénitentiaires d’insertion et de probation, les modalités d’exécution des mesures judiciaires et, en coordination étroite avec la DACG, propose les évolutions du droit de l’exécution et de l’application des peines et des mesures pré-sententielles.

Le département des politiques sociales et des partenariats porte les politiques de décloisonnement de la DAP, dans ses missions propres comme dans la mobilisation des dispositifs interministériels de droit commun (santé, culture, sport, cultes, accès aux droits, enseignement, liens familiaux…). La SDIP est en outre l’interlocutrice privilégiée de l’agence nationale du TIG et de l’insertion professionnelle, dans les domaines de l’emploi, la formation professionnelle, l’apprentissage, l’insertion par l’activité économique, etc.
Descriptif du service
La mission Expertise et valorisation des pratiques professionnelles en SPIP, composée d’une chargée de mission et d’une adjointe, est chargée de poursuivre le travail de formalisation de valorisation des pratiques professionnelles initié par la DAP depuis plusieurs années, de contribuer au repérage des sujets à enjeux forts pour les SPIP et de nourrir des propositions d’amélioration.
La mission enseignement est composé d’un responsable national et d’un adjoint qui sont des personnels d’encadrement de l’éducation nationale détachés du ministère de l’éducation nationale auprès du ministère de la justice. Ce pôle est chargé du pilotage de la mise en œuvre des orientations nationales en matière de prise en charge scolaire des personnes détenues (mineures et majeurs) auprès des directions pédagogiques régionales.