Secrétaire administrative et médicale

- Accueil des agents : physique et téléphonique pour les Rdv avec les médecins, infirmières, ergonome et psychologues
- Accueil et orientation des visiteurs
- Gestion de la boite mails générique entrante du pôle secrétariat
- Organisation et planification du planning des médecins
- Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP)
- Planification des rendez-vous des psychologues
- Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires
- Création du Dossier Médical numérique de l’agent (DMST) logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation
- Assurer la numérisation des DMST papier en prévision des VM + VIP
- Mise à jour des tableaux de suivi (établissements conventionnés + SIA / SIR)
- Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies

- Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l’arrivée et au départ
- Interaction avec les différents services de l’Université, diffusion et réception d’informations
- Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l’audition…
- Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et PDB
- Prise en charge d’une thématique, ex : factures (activité annexe par les secrétaires) bons de commandes…
- Prise de rdv pour des examens complémentaires auprès des professionnels extérieurs de santé - activité exceptionnelle
- Gestion des besoins matériels du site de rattachement
- Participation à la réalisation d’examens médicaux complémentaires (test vision) – Appui aux infirmières

Profil recherché :
Bonne connaissance du fonctionnement d’une organisation publique et de son environnement institutionnel
Maîtrise des techniques de gestion administrative et des procédures associées
Connaissance des activités et enjeux liés à la santé au travail appréciée
Capacité à appliquer et faire respecter les procédures et la réglementation en vigueur
Maîtrise des outils bureautiques et de gestion administrative
Aptitude à accompagner et assister les membres de l’équipe dans leurs activités quotidiennes
Capacité à rédiger des documents administratifs, techniques ou réglementaires avec rigueur et clarté
Sens de l’organisation, capacité à planifier les activités et à gérer les échéances
Maîtrise des techniques de classement, d’archivage et de gestion documentaire
Excellentes qualités relationnelles et de communication écrite et orale