Secrétaire Administratif - Pôle Administratif PCSE

Il travaille et collabore avec les agents de la surveillance électronique (ASE) de la région PACA ainsi que les services pénitentiaires d’insertion et de probation (SPIP). Il peut être amené à répondre aux sollicitations des autorités judiciaires et administratives ainsi que des établissements pénitentiaires.
Il est placé sous l’autorité directe des officiers du pôle centralisateur de la surveillance électronique.
Par son action, il participe à la mise en œuvre des objectifs d’individualisations de la peine et de réinsertion.

Il veille au respect des obligations règlementaires conformément à l’application des circulaires relatives au placement sous surveillance électronique.
• Missions principales :
Il est un interlocuteur privilégié avec les services judiciaires, le SPIP, les FSI
Traite les mails de la boîte structurelle, prend connaissance des modifications impactant le déroulement des mesures (ordonnances de retrait, suspension, modifications planning horaires..) et les intègre dans SAPHIR
Crée les dossiers permettant la mise en place des mesures DDSE (gestion administrative et informatique)
Assure le suivi administratif des dossiers (retrait DDSE, déménagement, transfert..)
Transmet les informations demandées par réquisitions judiciaires
Archivage et sauvegarde informatique quotidienne et hebdomadaire
Réalise des tableaux prévisionnels de placement hebdomadaire et transmission aux structures pour vérification
Il assure l’encadrement et le management direct de l’adjoint administratif du pôle centralisateur
• Missions spécifiques :
Anticipe et recense les besoins des fournitures du PCSE (établissement des devis, saisie des expressions des besoins et des services faits) sur Chorus Formulaires
Suivi des ACT
Accompagnement des agents : aide à la saisie des frais de déplacements (Chorus DT)
Suivi des marchés et factures en lien avec DBF
Vérifie la facturation des dispositifs détériorés ou perdus dans les SPIP (liste transmise par DBF)
Projet : Pilotage gestion et traitement des dossiers litiges
• En mode adapté :
Il peut remplacer les agents aux poses/déposes
Il peut valider les commandes de matériel demandé par les ASE
Archivage et sauvegarde informatique journalières, hebdomadaires et trimestrielles
Le secrétaire administratif du pôle de la surveillance électronique (PCSE) assure le bon déroulement de la mise en place de mesures de détention à domicile sous surveillance électronique (DDSE) décidées par l’autorité judiciaire. A cet effet, il a pour mission générale d’effectuer la saisine des mesures dans le logiciel SAPHIR pour permettre leur mise en œuvre technique, et de contrôler à distance le respect des obligations mentionnées dans les pièces judiciaires.

Profil recherché :
Il doit demeurer intègre, impartial, objectif et courtois, et ne pas user de tutoiement ou grossièretés envers les personnes placées sous-main de justice. Il veillera à ne pas divulguer les renseignements et informations dont il a connaissance dans le cadre de son activité.
Une connaissance du service public pénitentiaire est appréciée.
Il disposera ou sera amené en outre à disposer des qualités suivantes :
Capacité à la prise de décisions
Compétences juridiques appréciées.
Qualités rédactionnelles et de synthèse
Autonomie, rigueur et organisation
Être force de proposition
Intérêt pour le travail en équipe et en réseau

Connaissances :
Maitrise des outils informatiques : Excel, Word ; Logiciels Saphir, Genesis, Biométrie, Chorus Formulaires, Chorus DT
Environnement professionnel du domaine d'activité
Organisation, méthode et processus
Savoir être :
Sens de l'analyse
Sens des relations humaines
Sens des responsabilités
Réactivité
Savoir-faire :
Animer un réseau
Communiquer
Analyser un contexte, une problématique, une complexité

L'employeur :
Le poste de secrétaire pôle administratif est rattaché à l’unité de l’exécution des peines du département des politiques d’insertion, de la probation et de la prévention de la récidive (DPIPPR) de la direction interrégionale de Marseille et est situé à la SAS de Marseille.
A partir des politiques nationales, le DPIPPR élabore, met en œuvre et évalue les politiques interrégionales de prise en charge des personnes confiées par décision de Justice au service public pénitentiaire au titre d’une mesure judiciaire privative ou restrictive de liberté.

En lien avec les directeurs fonctionnels des Services Pénitentiaires d’Insertion et de Probation (SPIP) et les Chefs d’établissements, le DPIPPR participe à la construction de dispositifs d’accompagnement des publics placés sous-main de justice tant en milieu ouvert qu’en milieu fermé.
Au sein du DPIPPR, l’Unité de l’Exécution des Peines (UEP) a pour mission plus spécifique d’assurer la gestion et la coordination du PCSE.
Descriptif du service
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ✔ C : 1