Secrétaire administratif - Gestionnaire de dossiers transverses

Sous l’autorité directe du chef(fe) du département budget finances et de son adjoint(e), ou au sein d’une unité, le ou la gestionnaire est en charge de la gestion de certains dossiers transversaux et du secrétariat du Département.
La ou le gestionnaire est en charge :
- De la gestion et du suivi du parc automobile de la DISP : achat et immatriculation des véhicules destinés à l’ensemble des sites relevant de la DISP, commandes et gestion des cartes carburant et télépéages, rattachement des véhicules au marché de prestation d’entretien des véhicules, gestion des sinistres impliquant les véhicules de la DISP Siège et suivi des sinistres sur les sites, alimentation du logiciel ODRIVE, remises au domaine des véhicules de la DISP Siège;

- De la gestion et suivi des dossiers de logements de fonction et baux administratifs et mise à jour du tableau de bord de suivi ;
- Du pilotage, le cas échéant, de crédits délégués au titre de comptes d’affectation spéciale en liaison avec les services dédiés : réalisation des budgets prévisionnels, ventilation des crédits à partir des dotations délivrés, saisie des DA et des SF dans CHORUS Formulaires, suivi de la consommation des crédits ;
- Du secrétariat : tri et distribution du courrier, préparation de réunion et déplacement ;
Les missions ne sont pas exhaustives. Elles peuvent évoluer en fonction de l’évolution des missions dévolues au Département.

Profil recherché :
Connaissances :
Connaissance du circuit de la dépense publique
Connaissance des circuits de gestion budgétaire
Connaissance de l’outil CHORUS Coeur
Connaissance de l’outil CHORUS Formulaires
Word, Excel, Outlook
Savoir être :
Qualités relationnelles
Aptitude à l’écoute et au dialogue
Polyvalence
Autonomie
Savoir-faire :
Capacités d'encadrement
Capacités rédactionnelles

L'employeur :
Placé sous l’autorité du Secrétaire Général, le département budget finances pilote les processus budgétaires qui servent de support aux autres départements. En liaison avec les chefs d’établissement et les directeurs des services d’insertion et de probation, il effectue la programmation budgétaire des actions et des moyens en cohérence avec les objectifs négociés avec l’administration centrale. Il met en œuvre les politiques d'achat adaptées aux cadres fonctionnels et économiques de l'administration pénitentiaire. Il développe le recours aux gestions externalisées et en effectue le suivi.

Le département budget finances composé de 17 agents comprend trois unités et un pôle :
- l'unité des achats et des marchés publics (UAMP)
- l'unité de la gestion des moyens généraux (UGMG)
- l'unité de suivi des gestions déléguées (USGD)
- L’unité de suivi budgétaire et financier et SFACT
Descriptif du service
Composition et effectifs du service : 17 agents.
Votre hiérarchie : La ou le chef(fe) du département du budget finances et l’adjoint(e) au chef(fe) de Département
Vos interlocuteurs métiers : Les structures de la DISP (établissements pénitentiaires et SPIP), la Direction Régionale des Finances Publiques, le Département de la performance Financière, des achats et de la conformité de la Délégation interrégionale Sud-Est du Secrétariat Général.