Secrétaire administratif - Economat

’ensemble des missions s’effectuent en lien étroit avec la cheffe d’antenne : suivi du partenariat/des conventions, attestation du service fait, soumission pour visu des commandes avant transmission au siège.
Activités liées au budget :
- Circuit de la dépense : veille et suivi, vérification de la fiabilité des factures, partenaire par partenaire, notamment en corrélation de la situation pénale des PPSMJ dans le cadre des dépenses d’insertion

- Elaboration des commandes : rétroplanning, sollicitation des services MO et MF pour connaître les besoins et évaluer selon les stocks, demandes transmises au siège pour validation puis confirmation de la commande
- Réception et vérification des commandes
- Utilisation de la carte achat : carte nominative donc déplacement pour les achats après obtention de la validation du siège, vérification des relevés bancaires pour attestation
- Suivi des valeurs inactives, cartes de transport RTM, Tickets service UP, timbres fiscaux : commande et suivi des commandes, suivi des remises des VI en milieu fermé et ouvert, contrôle en fin de gestion
Activités d’intendance liées au matériel/équipement :
- Evaluation des besoins d’intervention, réception des devis et transmission au siège pour validation
- Prise en charge et accompagnement des fournisseurs et techniciens lors d’intervention sur site
- Dotations particulières en outils de travail : téléphone et ordinateur, tenue de fichiers de suivi
- Suivi des fluides : vérification mensuelle des compteurs
- Gestion des fichiers de badges d’accès au service : activation, désactivation
- Evaluation des besoins en équipement, réception des devis et transmission pour validation
Rôle d’assistant pour CHORUS DT : aide apportée aux agents en cas de difficultés avec le logiciel
Activités transversales :
- Connaissance de l’activité administrative de l’ensemble du service – économat et mesures - afin d’être en capacité d’assurer une continuité de service et dans cet objectif organiser ses congés en alternance avec l’AA économat et la SA mesures
Renfort administratif sur le pôle mesure en tant que de besoin et sur demande de la cheffe d’antenne

Profil recherché :
Connaissances :
A minima, connaissance du circuit de la dépense
Des connaissances en comptabilité publiques sont bienvenues
La connaissance du logiciel CHORUS DT est un plus
Connaissance des logiciels GENESIS/APPI (PRISME)
Connaissance des missions du SPÏP et des mesures judiciaires
Savoir être :
Bonne présentation
Bonne communication
Calme
Esprit d’initiative
Rigueur
Organisation

Savoir-faire :
Capacité à tenir des délais (fin de gestion)
Qualités managériales et sens de l’écoute
Adaptabilité
Sens du travail en équipe
Sens pratique
Compétences attendues
Expériences professionnelles antérieures souhaitées : Avoir de préférence occupé un poste dans des services économiques, un poste en greffe.

L'employeur :
Le service Economat assure le suivi de l’exécution budgétaire, il contrôle et suit le budget de fonctionnement. Il gère les dépenses effectuées par Carte achat, contrôle et suit l’utilisation des valeurs inactives.
Il a en charge la surveillance de l’état des locaux et des équipements de sécurité.
Le secrétariat mesures est chargé de la gestion administrative des mesures de justice, la SA assure le contrôle de la légalité des saisines du service, l’organisation de la mise en état des dossiers, le circuit de diffusion en interne des dossiers et documents (du pôle administratif jusqu’au DPIP et au CPIP référent).

L’agent anime et coordonne l’activité des agents placés sous son autorité.
Il fait le lien avec les directeurs de l’antenne et travaille en partenariat avec les services du greffe des juridictions mandantes.
Descriptif du service
Composition et effectifs du service : Le pôle administratif du SPIP de Marseille compte 2 SA et 7 AA.
Votre hiérarchie : Vous êtes sous l’autorité directe de la cheffe d’antenne
Vos interlocuteurs métiers : La cheffe d’antenne, les services de l’économat du siège, ainsi que tous les partenaires et fournisseurs, les services de greffe des juridictions mandantes, les greffes des établissements pénitentiaires.