Responsable Organisation du Parcours Médico-Administratif du Patient

Missions et activités
Management et organisation
Encadrement des équipes Admissions et AMA: plannings, évaluations, objectifs, gestion des conflits
Définition/mise à jour des fiches de poste, participation aux recrutements avec la coordinatrice
Accueil, formation et accompagnement des nouveaux arrivants; plan de formations; animation de réunions
Appui supplétif sur la gestion des plannings (accueil général, hospitalisations sous contrainte) en l’absence des responsables
Réorganisation des secrétariats avec la coordinatrice

Gestion médico-administrative et réglementation
Contrôle et suivi des dossiers d’hospitalisations sous contrainte, isolement et contention
Contrôle et suivi des décès et de l’état civil; gestion des archives (destruction réglementaire)
Veille réglementaire et garantie du respect des procédures
Parcours patient et projets
Étude et réorganisation des secrétariats médicaux; analyse des besoins en AMA (avec contrôle de gestion, DAFC, DRH)
Suivi mensuel des effectifs avec la DRH; participation CELLULE AIME (CLM, CLD, reconversion)
Refonte du circuit administratif: pré-consultations, pré-admissions , développement des pré-admissions en ligne avec l’AAH facturation
Gestion des chambres particulières (circuit, consentements, procédures, liens avec les soins)
Suivi du parcours de soins avec les cadres supérieurs; cotation NGAP/CCAM avec l’AAH facturation
Suivi des dossiers spécifiques: ALD, AT/MP, IVG…
Pilotage des services déconcentrés faisant la prise en charge administrative
Suivi/déploiement des évolutions logicielles: Doctolib, télésurveillance, reconnaissance vocale; rédaction de SMS avec référents DPI; formation et accompagnement des médecins à la reconnaissance vocale
Déploiement de la téléexpertise (Omnidoc) avec l’AAH facturation et la CPTS; suivi des statistiques métiers
Rédaction, mise à jour et diffusion des procédures et modes opératoires
Identito-vigilance
Contribution au déploiement de l’INSi
Gestion des problèmes d’identité, suivi des doublons/erreurs
Travail en lien avec la responsable identito-vigilance
Facturation et recouvrement
Élaboration de procédures pour dossiers sensibles: E11, AME, AMU, patients étrangers, payants (acomptes, engagements de paiement)
Suivi des dossiers sensibles avec l’AAH facturation
Suivi des débiteurs via 4Axes, conventions mutuelles
Suivi Happytal (consentements chambres particulières)

Profil recherché :
Profil recherché
Savoir-faire et savoir-être: animation d’équipe, excellent relationnel, discrétion, maîtrise de soi, communication, initiative et sens des responsabilités, capacités d’analyse/synthèse/optimisation, priorisation et gestion de l’urgence, gestion de l’accueil difficile, gestion des conflits, disponibilité, mobilité, polyvalence, forte capacité d’adaptation
Compétences: très bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers;connaissance des circuits de facturation et des référentiel NGAP/CCAM appréciée

Expérience: encadrement d’équipes administratives hospitalières souhaité; expérience en psychiatrie et/ou identito-vigilance est un plus
Contrat et temps de travail
Forfait jour, amplitude 8h-18h
Repos fixes
Congés en roulement avec la coordinatrice des secrétariats et la responsable de l’accueil général
Poste susceptible d’évoluer selon les besoins du service
CDI / mutation