Responsable du pôle administratif financier et logistique à la Propreté Urbaine F/H - Ville de Montreuil

DESCRIPTION DU POSTE:

Direction : environnement et cadre de vie / Catégorie: A

Poste ouvert aux titulaires du cadre d'emploi d'attaché et par dérogation aux contractuels

Poste à pourvoir dès maintenant

MISSION :

Assiste la responsable de service dans le fonctionnement quotidien sur le volet administratif, financier et logistique du service de la Propreté Urbaine

ACTIVITES PRINCIPALES :

Gestion du pôle administratif :

En lien avec les services de la Direction des Ressources Humaines

Coordonne, gère et contrôle l'ensemble des procédures administrative du personnel dans le cadre des règles statutaires

(élaboration des procédures, planning divers .)

Supervise les missions du secrétariat :

Réponses aux sollicitations habitants (Publik et Maarch) et suivi de l'exécution,

Accueil, planning des astreintes, heures supplémentaires, vêtements de travail, congés, suivi des absences

Diffusion des courriers administratifs et notes de services, arrêtés de nettoyage

Encadrement direct de deux postes de secrétaire et un poste ouvert au maintien dans l'emploi

Suivi Financier et Budgétaire :

En lien avec le Service Administratif et Financier,

assure ou collabore à la préparation et l'exécution du budget et aux procédures budgétaires.

Prépare les bons des commandes sur Astre et propose la certification des factures.

Suit l'évolution du budget et l'exécution financière des marchés et bons de commande

Réalise des analyses ou études financières et propose des stratégies.

Élabore et alimente les tableaux de bord financiers

Suivi des Marchés publics :

Assure la rédaction des CCTP et BPU, l'analyse des offres et le suivi de l'exécution comptable des divers marchés publics du service.

Centralise les demandes d'achats et s'assure que les moyens matériels du service sont à disposition

En lien avec les coordinateurs, et les assistants logistiques, assure la partie administrative des commandes et la relation fournisseur

Suivi administratif de la Viabilité Hivernale

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES :

Le(la) responsable du pôle administratif, financier et logistique assure l'intérim du.de la chef.fr de service lors de ses périodes de congés.

Conditions d'exercice :

Poste informatique - PC Portable

Téléphone fixe + mobile

Possibilité de Télétravail (1 jour)- COMPÉTENCES DÉTAILLÉES :
Mettre en œuvre un management qui favorise autonomie des équipes et rigueur dans l'accomplissement des missions

Piloter l'activité du secrétariat en assurant la planification des missions des agents, leur montée en compétence et la répartition de la charge d'activité

Suivre les activités (budget, personnel.) du service par la définition d'indicateurs-clés et le déploiement de tableaux de bord

Mettre en œuvre les conditions d'une veille juridique et organisationnelle dans un esprit d'amélioration continue du service
Assurer les relations avec les partenaires/fournisseurs extérieurs
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Compétences managériales, aptitude à l'encadrement et capacité à la mobilisation d'équipe avérée grâce à un management bienveillant, exigeant et de proximité

Bonne maîtrise de l'outil informatique et des logiciels métiers (Astre, Publik.) et bureautique (Outlook, Teams, OneDrive)

Autonomie, rigueur et capacités organisationnelles

Force de proposition dans l'amélioration des processus de travail
Fortes qualités relationnelles, sens de l'écoute et de la communication
- Contribuer au collectif d'encadrement du service aux côtés du responsable et des autres coordinateurs.
- Être moteur dans l'amélioration du fonctionnement du service (organisation, logiciels, procédures) et savoir réinterroger le sens des process en place en visant simplification et sécurisation des dossiers.