Responsable administratif.ve F/H

Missions :
En étroite relation avec le directeur du SUAPS et sous la responsabilité hiérarchique du DGS adjoint en charge de la formation et de la vie étudiante, le.la responsable administratif.ve exerce ses missions dans le cadre organisationnel et de fonctionnement de l’université.
Pour ce faire, il.elle encadre 14 agents de 4 pôles administratifs, accueil, maintenance et Maitres Nageurs Sauveteurs :
Organiser et suivre les activités et tâches des équipes administratives et techniques du SUAPS
Etre garant du bon fonctionnement administratif, financier et technique du SUAPS
Représenter le service dans les relations de travail avec d’autres structures de l’université
Porter les projets du service et procéder à leur évaluation avec les chefs de pôles, dans leurs dimensions administratives et techniques
Assurer la gestion des emplois du temps et les suppléances nécessaires à l’ouverture du CSU sur une amplitude de 8h à 22h du lundi au vendredi et les samedis matins de 9h00 à 13h00
Assurer, en lien étroit avec le Directeur du SUAPS, la coordination des activités du service, y compris avec les composantes et autres structures de l’université, en particulier l’UFR STAPS
Préparer et suivre les réunions du conseil des sports
Participer, en tant que responsable administratif de service commun, aux réunions et groupes de travail organisés par l’université, notamment par la DGS et le DGSA en charge de la formation et de la vie étudiante.

Activités principales :
Encadrer et manager les agents administratifs et techniques du SUAPS sur leurs missions et leur évolution
Travailler la qualité des procédures et processus internes et externes
Coordonner les prestataires de services, entreprises de nettoyage, de l’entretien de la piscine et du gardiennage afin d’assurer l’hygiène et la sécurité des usagers et / ou du centre sportif
Accompagner les composantes et services dans leurs besoins de recours équipements gérés par le SUAPS
Contrôler les conventions de mise à disposition des installations sportives, assurer le suivi administratif et financier des conventions
Régisseuse de suaps
Elaborer/répartir et suivre le budget du SUAPS, en recettes (CVEC, cotisations, produit des conventions,…) et en dépenses
Accompagner l’évolution de l’offre d’activités du SUAPS, en assurer sa réalisation en moyen humain technique et administratif dans la faisabilité juridique et financière imposée en respectant les règles et procédures administratives
Piloter ou suivre les projets d’évolution des activités ou d’évolution des modes de fonctionnement (outils de gestion des inscriptions et des accès, mises en place de partenariats avec des structures externes
Participer aux travaux de préparation puis au suivi du schéma directeur de la vie étudiante, en cours d’établissement
Participer aux réunions ou groupes de travail pilotés par la DGS de l'établissement.

Profil recherché :
Connaissances requises :
Connaissances de l’organisation et du fonctionnement du système d’enseignement supérieur et de ses enjeux
Connaissances des objectifs et projets de l'établissement
Connaissances de l’organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Connaissances budgétaires générales
Connaissances des finances publiques
Connaissances des systèmes d'information

Compétences opérationnelles :
Maîtrise des techniques de management
Maîtrise des techniques de statistiques et d’informatiques de collecte et de traitement de données
Maîtrise des outils de bureautiques (EXCEL, TCD/WORD)
Savoir accompagner les équipes dans leurs missions, et leur développement professionnel
Savoir réaliser des synthèses
Savoir rédiger des rapports ou des documents
Concevoir des tableaux de bord
Savoir rendre compte de son activité
Qualités requises :
Organisé et rigoureux
Sens des priorités
Sens du travail en équipe
Discrétion
Pédagogie

L'employeur :
L’Université Paris Nanterre est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation et les activités de recherche couvrent le large éventail des sciences humaines et sociales, des lettres et des langues, des sciences juridiques, économiques et de gestion, de la technologie, de la culture et des arts, des sciences de l’information et de la communication, et des activités physiques et sportives. L’établissement assure aussi pleinement sa responsabilité sociale, et plus précisément dans les domaines de la transition énergétique, de la lutte contre les précarités, de la transformation de l’organisation du travail et de la transformation numérique. Enfin, le déploiement des relations partenariales, territoriales, nationales et internationales, concerne tous ses champs d’activité.

L’établissement est doté d’un budget de 240M€ et de 2 300 personnels enseignants, administratifs et techniques. Il accueille chaque année 35 000 étudiants et délivre près de 300 diplômes.
L’établissement est implanté dans le département des Hauts de Seine, sur les sites de Nanterre, Ville d’Avray, Saint Cloud et sur le parvis de la Défense au Pôle Universitaire Léonard de Vinci (PULV).
Descriptif du service
Le SUAPS est un service commun dirigé par un directeur élu et la.le responsable administratif.ve. Le SUAPS, avec son directeur, participe à la définition et à la mise en œuvre de la politique de l’université dans le domaine des activités physiques et sportives (APS), en liaison avec les associations sportives universitaires, les composantes et les autres services communs de l’établissement. Ses activités s’adressent prioritairement aux étudiants ainsi qu’aux personnels.
L’université dispose de nombreux équipements sportifs, notamment le Centre Sportif Universitaire, CSU, sur le campus de Nanterre (3 gymnases et une aire d’athlétisme).
Le SUAPS est composé de 10 enseignants dont un directeur et d’une équipe administrative et technique de 14 personnes.