Responsable Administratif d'UFR F/H (réf. LEA-1-RE27)

Fonctions : Responsable administratif ou administrative d’UFR
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J
Emploi-type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD d’un an).
A pourvoir à compter du 1er septembre 2026.
Missions :
Sous la responsabilité du directeur ou de la directrice de l’UFR et en partenariat avec les diverses composantes et services de la faculté, la-le responsable administratif.ve doit assurer l’organisation administrative, financière, pédagogique ainsi que les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des enseignements tant au niveau Licence que Master de l’UFR À l’intersection entre les enseignants, les étudiants, l’équipe administrative, les services centraux de la faculté et les partenaires institutionnels de l’UFR, il/elle veille à ce que les relations de travail soient efficaces et harmonieuses.

Activités principales :
Encadrement et animation d’équipe
Assurer la bonne répartition des tâches au sein de l’équipe administrative placée sous sa responsabilité
Assurer la coordination et le bon fonctionnement de l’équipe
Gérer la carrière des agents de l’équipe administrative (entretiens professionnels, tableaux d’avancement et listes d’aptitudes)
Gestion administrative et comptabilité avec l’aide de l’équipe administrative
Assurer le suivi du budget, alternance comprise, et préparer les dialogues de gestion
Procéder aux commandes et enregistrer les dépenses liées aux achats de matériel bureautique, de biens mobiliers et d’ouvrages, assurer la la validation des missions
Assurer le paiement des vacations administratives, des emplois-étudiants et des heures complémentaires
Assurer le suivi des conventions auxquelles est associée l’UFR
Mettre en place des indicateurs conformément aux demandes de la gouvernance universitaire
Gestion pédagogique
Organiser les inscriptions pédagogiques et leur suivi sur Apogée et sur IP WEB
Organiser les examens des différentes sessions et de toutes les opérations qui y sont attachées
Participer aux calcul des examens d’Abu Dhabi
Participer à l’élaboration des emplois du temps des enseignements et du planning d’occupation des salles
Participer aux recrutements des étudiants via les différentes plateformes (Parcoursup, ECandidat, Mon Master…..)
Gestion des absences et certification des résultats pour les alternants en lien avec Formasup
Participer à l’élaboration des maquettes, y compris alternance et Abu Dabi, lors du renouvellement quinquennal
Accueil et communication
Accueillir les étudiants et les enseignants
Assurer l'interface entre les étudiants et les enseignants
Assurer l’interface entre les enseignants et les services administratifs centraux
Réceptionner les informations pertinentes et les diffuser sur le site internet et par voie d'affichage
Participer aux journées Portes Ouvertes

Profil recherché :
Connaissances transversales requises :
Maîtrise de l’environnement bureautique, des outils informatiques spécialisés : une bonne maîtrise d’apogée est absolument indispensable
Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
Savoir-faire requis :

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Maitriser les logiciels bureautiques
Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes
Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences
Savoir-faire transversaux :
Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir être :
Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
Autonomie, méthode et rigueur
Sens de l’anticipation, de l’organisation et de la coordination
Aptitude à travailler en équipe
Disponibilité, discrétion et confidentialité
Sens du contact et des relations humaines
Polyvalence et capacité d’adaptation
Savoir gérer la pression

L'employeur :
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
L’unité de formation et de recherche (UFR) de langues étrangères appliquées (LEA) a pour vocation de comprendre les enjeux du monde contemporain à travers l’étude des langues et des civilisations des pays. Ce parcours pluridisciplinaire allie une formation en linguistique (choix de deux langues), en politique, en droit et en économie. Il donne accès à différentes spécialités professionnalisantes dans le commerce et la communication à l’échelle internationale.
Localisation : Malesherbes (localisation principale) et Clignancourt