Responsable adjoint(e) du Service des études et de la formation initiale

Missions du poste
Assurer, auprès du Responsable des Services et de l'adjoint politique en charges de la formation, la mise en œuvre, le suivi, le pilotage et l'expertise de l'ensemble des procédures et actes concernant la scolarité en formation initiale et par apprentissage au sein de la Faculté.
Il a la responsabilité du pilotage du Service scolarité FI, composé de dix gestionnaires.
Il assure le lien avec le service de la Formation continue et les autres services

Activités principales et associées
-Superviser, animer et coordonner les activités du Service
Assurer l'encadrement des agents du Service (dont réalisation des entretiens annuels d'évaluation et participation à la préparation des dossiers d'avancement)
Organiser et mettre en œuvre les examens
Assurer le cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion (calendriers, examens, jurys de délibération, délivrance de documents aux usagers)
Assurer la préparation des délibérations de jury et y participer
Superviser la gestion des salles et des emplois du temps
Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité et d'ingénierie de formation aux enseignants, aux responsables d'année et de diplômes et aux agents du service
Participer aux procédures d'entrée dans les différentes formations
Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
Participer aux procédures d'accréditation des formations de la composante,
Contribuer à la réalisation d'études, rapports, enquêtes, audits ou évaluation
Contrôler l'application des règles et des procédures relatives au domaine de la scolarité
Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
Travailler en collaboration avec les différents services de la composante et directions de l’université,
Relayer l'information au sein de la composante,
Maintenir/développer la transmission de l'information avec la communication UFR3S pour le périmètre concerné
Participer aux réunions de pré-rentrée, JPO, et au conseil plénier de Faculté
Participer au comité pédagogique et des formations de l'UFR3S
Participer à la conception de projets complexes et transversaux et piloter la mise en œuvre opérationnelle.
Participer au recrutement des agents de scolarité
Participer aux réunions des responsables de services

Profil recherché :
Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
Organisation et fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du cursus universitaire
Réglementation et procédures relatives à la gestion de la scolarité : habilitations, inscriptions, admissions, examens, bourses, vie étudiante
Offre de formation de l'UFR3S
Outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité et à l'ingénierie de formation
Organisation, environnement réglementaire et institutionnel de l'Université et de ses principaux partenaires
Techniques de Management d'une équipe

Savoir-faire opérationnels
Concevoir, conduire et évaluer un projet de service et définir des orientations pour son équipe
Définir et mettre en œuvre des indicateurs pour le suivi et l'analyse de l'activité
Mettre en œuvre les méthodes de conduite de projet et savoir rendre compte
Animer et coordonner le travail des agents du service
Planifier l'activité du Service en fonction des priorités dans un contexte évolutif
Expérimenter, organiser, en relation avec les équipes pédagogiques et les partenaires extérieurs, des dispositifs en formation initiale
Veiller au respect de la réglementation et des procédures
Représenter l'institution ou le service
Veiller au partage de l'information
Maîtriser les outils spécifiques métiers : Apogée/OPEN/OPUS/eCandidat/Ref-formation/FCA Manager/ADE/Mysup
Savoir-faire comportementaux
Savoir-faire preuve de disponibilité et d'écoute
Savoir animer et coordonner l'activité d'une équipe et la mobiliser sur des priorités
Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur les priorités
Savoir gérer des conflits
Domaines de formation et expériences souhaitables
Coordination d'un service et encadrement d'équipe (une expérience en scolarité serait un plus)

L'employeur :
Ambitieuse et innovante, l’Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.Ensemble, inspirons demain !
Descriptif du service

Au sein de l’UFR3S – Faculté d’Ingénierie et Management de la Santé, le Service Scolarité – Formation Initiale accompagne chaque année plusieurs milliers d’étudiantes et étudiants, en lien étroit avec les équipes pédagogiques et administratives.
Vous prenez la responsabilité d’un service composé d’une équipe de 10 gestionnaires, au cœur de l’organisation de l’offre de formation et des processus pédagogiques.