Gestionnaire GA

Constitution et/ou vérification des dossiers des agents, de la saisie des actes de gestion administrative au contrôle de leur impact en paie :
Gestion administrative (GA) : saisie et mise à jour des données individuelles et contrôle de la situation administrative (situation familiale, corps/grade, etc.) sur le SIRH ministériel et dans les dossiers format papier, y compris dans l’archivage des dossiers
Gestion des absences de tout type : congés de maladie, autorisations d’absence, accidents de service, etc. ; rédaction des actes administratifs reliés aux absences de l’agent
Saisie suivi et contrôle des demandes d’absences dans le logiciel Origine
Rédaction d’attestations et de courriers divers relatifs à la situation des agents
Relais du travail en équipe lors de l’absence d’agents de l’unité en répartition de la charge de travail

Relations internes et externes à l’unité :
Accueil physique, téléphonique et par messagerie électronique structurelle, communication individuelle et collective aux agents
Relations permanentes avec les services internes de l’ENAP (unité de traitements et indemnités, agence comptable, etc.)
Relations permanentes avec les services externes à l’ENAP (administration centrale de la DAP, directions interrégionales des services pénitentiaires, autres administrations, direction départementale des finances publiques, etc.)
Suivi des dossiers lors d’évènements spécifiques :
Edition du relevé des agents en télétravail de l’école, réaliser un suivi et un contrôle de ces jours de télétravail
Suivi de la procédure d’évaluations des évaluations annuelles des agents (ESTEVE) ; et des comptes épargne temps (CET) des agents
Participation à la préparation de la semaine d’intégration et à l’accueil des nouveaux agents de l’école

Profil recherché :
Connaissances
- Connaitre les statuts de la fonction publique
- Connaitre les principes de gestion administrative
- Connaitre le SIRH ministériel
Savoir-faire
- Bonne maîtrise de l’outil informatique en général
- Maitrise du logiciel de traitement de texte Word
- Maitrise du logiciel de tableur Excel
Savoir-être
- Sens de l’organisation
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Qualités relationnelles
- Sens du travail en équipe
- Rigueur
- Adaptabilité

Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Une expérience en gestion RH sera appréciée

L'employeur :
Ecole nationale d’administration pénitentiaire (Énap) - Agen (Lot-et-Garonne - 47)
L’Énap est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle du garde des Sceaux, ministre de la Justice. Il assure la formation initiale de l’ensemble des personnels de l’administration pénitentiaire et une partie de leur formation continue. Il dispose d’un service de recherche et de documentation spécialisée et participe à l’activité internationale de la direction générale de l’administration pénitentiaire.

L’Énap est administrée par un Conseil d’Administration et dirigée par un directeur. Elle est organisée en directions : la Direction de la Formation, la Direction de la Recherche et de la Diffusion, le Secrétariat Général.
Descriptif du service
Le département des ressources humaines (DRH) est constitué de l’unité de gestion des personnels et des effectifs (UGPE), de l’unité traitements et indemnités (UTI), de la mission développement des compétences (MDC), de l’unité de gestion administrative et financière des élèves (UGAFE) et du pôle médico psycho social (PMPS). Il est rattaché au secrétaire général (SG) de l’École.
Le Département RH a pour mission :
- d’assurer le pilotage de la politique de ressources humaines de l’Énap définie par la direction de l’École
- d’assurer le suivi administratif de la carrière des agents titulaires et des contractuels, le paiement des traitements indemnités et autres prestations sociales des agents de l’École
- de garantir la bonne utilisation de la masse salariale et la gestion des ETPT de la structure
- d’assurer la gestion administrative et financière des élèves tout au long de leur scolarité en lien avec l’administration centrale et les directions interrégionales des services pénitentiaires où les élèves effectuent leur stage
- de tenir à jour l’organigramme de l’école et répondre aux besoins des services en matière de ressources humaines
- d’évaluer les besoins en formation des agents et des services, préparer le plan de développement des compétences et le décliner tout au long de l’année
- d’assurer le pilotage du dialogue social
- de mettre en place et de superviser des actions en matière d'égalité professionnelle