Gestionnaire économat

L’adjoint à l’économat assiste l’économe dans la gestion des approvisionnements, des stocks, des relations avec les fournisseurs et du suivi budgétaire. Il participe activement à l’organisation logistique et au bon fonctionnement matériel de l’établissement.
Les missions : Suppléer à la fonction d’économe pendant ses absences
Assurer l’accueil téléphonique et physique des différents services et des fournisseurs
Assurer la gestion des commandes de fournitures, de matériels…

Gérer les stocks : suivi des entrées et sorties, inventaires, anticipation des besoins et signalement des ruptures.
Rechercher les fournisseurs et solliciter des devis en fonction des besoins exprimés
Réceptionner, contrôler et enregistrer les livraisons en vérifiant leur conformité avec les commandes.
Préparer et distribuer les fournitures et matériels aux différents services de l’établissement
Procéder à des achats (carte achat ou autre)
Suivre les bons de commande, bons de livraison et les factures
Assurer les relations administratives avec les fournisseurs et les prestataires
Classer, archiver et assurer la traçabilité des documents administratifs
Veiller au respect de procédures internes, des règles de la commande publique et des consignes propres au service
Suivi du parc automobile dans l’application Odrive (recueillir et enregistrer le kilométrage des véhicules)
Gérer les dotations d’habillement des personnels via UNINET
Procéder à la révision trimestrielle des prix cantine avec actualisation des produits et mise à jour des bons de cantine
Assurer le suivi administratif des téléviseurs et réfrigérateurs
Organiser les demandes de transfert de paquetages auprès du transporteur
Assurer le suivi administratif des téléviseurs et réfrigérateurs
Méthodes de travail :
Organiser et planifier les activités en fonction des priorités et des délais
Contrôler systématiquement la conformité des commandes, des stocks
Mettre à jour le tableau de suivi du compte 912
Travailler en coordination avec les services internes (régie, technique, fouille, magasin, cantine, greffe, détention, etc.) et les fournisseurs.
Respecter les règles de confidentialité, de discrétion professionnelle
Rendre compte de l'activité au responsable de l'économat et signaler toute anomalie ou difficulté.
Appliquer les procédures administratives et les règles de fonctionnement de la DISP
Connaissances :
Connaissances des outils bureautiques et des logiciels métiers (Chorus/chorus formulaire - Chorus Hana – Uninet – Odrive – AdStock , Procédures d’achat, de stockage et de réception des marchandises, Notions de gestion budgétaire, Elaboration et suivi d’inventaires

L'employeur :
ATTENTION : Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.
Ce poste n’est pas ouvert aux contractuels en CDD.
Composition et effectifs du service :

1 Econome (SA)
2 gestionnaires (Adjoints administratifs)
Votre hiérarchie :
L’économe
L’attaché d’administration de l’Etat :
Vos interlocuteurs métiers
Le département budget et finances de la DISP
Descriptif du service
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)
Messagerie professionnelle et outils bureautiques : Outlook -Excel - Word - Intranet
Progiciel Chorus/chorus formulaire - Chorus Hana – Uninet – Odrive - AdStock
Téléphone - scanner - photocopieur
Accès au réseau, au commun X
Procédures internes de l’établissement
Instructions et notes de la DISP