Gestionnaire de scolarité

Sous l'autorité de la Responsable du Service scolarité, le/la gestionnaire de scolarité assure l'ensemble des actes
administratifs, de l'inscription jusqu'à la délivrance de diplôme et la gestion des demandes dinformations relatives à la formation.
- accueillir, informer et échanger avec les étudiants et les enseignants chercheurs
- mettre à disposition les informations relatives aux années d'études ;
- gérer les inscriptions ;
- mettre à jour tous les documents de rentrée ;
- élaborer les plannings et assurer leur diffusion auprès des étudiants et enseignants ;

- saisir les notes dans Apogée ;
- participer à l'organisation et à la gestion des examens, jurys, sélections ;
- réaliser la gestion administrative des stages ;
- alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes ;
- procéder au classement et à l'archivage de données papiers et numériques ;
- réceptionner, vérifier et suivre les dossiers administratifs ;
- s'assurer de la complétude des dossiers pour l'instruction ;
- réaliser des documents et courriels et courriers administratifs ;
- s'informer sur les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles ;
- rendre compte de l'état d'avancement des dossiers.

Profil recherché :
- Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
- Mettre en œuvre les procédures de gestion et contrôler la bonne application des règles de scolarité et du contrôle des
connaissances
- Organiser et alimenter des bases de données et établir des statistiques
- Répondre aux demandes d’informations
- Sélectionner, diffuser et archiver les données et documents relatifs à l'activité
- savoir identifier les priorités, et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
- savoir organiser et planifier ses activités, savoir gérer son temps
- maîtriser les techniques de rédaction administratives (courrier/courriels administratifs)
- maîtriser les applications bureautiques courantes (traitement de texte, tableur, publipostage, diaporama) et numériques (messagerie, internet, moodle)
- savoir appliquer les dispositions réglementaires
- savoir respecter les procédures
- savoir rechercher des informations
- travailler dans des délais contraints
- prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- faire preuve dautonomie tout en sachant informer

- Faire preuve de rigueur et de fiabilité
- Savoir rendre compte
- Faire preuve de curiosité et d'esprit d'initiative
- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Sens relationnel / Diplomatie
- Faire preuve de discrétion
- Faire preuve de maîtrise de soi
Domaines de formation et expériences souhaitables
- domaine de formation souhaité : administration, secrétariat
- connaissances spécifiques au domaine appréciées (Apogée, ADE)

L'employeur :
Au sein de l'Université de Lille, le poste est localisé au sein du Service scolarité du Département de Pharmacie de l'UFR3S,
composante issue de la fusion de cinq UFR (ILIS, Médecine, Odontologie, Pharmacie et FSSEP).