Gestionnaire de scolarité HF

Vos principales activités consisteront à :
Accueillir, informer et orienter les publics ( stagiaires, enseignants dans le respect des procédures (courriers électroniques, communication...)
Participer au processus des inscriptions administrative et pédagogique des étudiants, instruire les dossiers et en vérifier la recevabilité en lien avec les responsables pédagogiques
Participer à la réalisation et au suivi de l'organisation des enseignements et du processus d'évaluation (organiser les sessions d’examens, collecter et traiter les résultats, assiduité...)

Contribuer à l'organisation des sélections pour les diplômes à accès sélectifs (recevabilité des dossiers, convocations, PV des commissions et jurys, publication des résultats, gestion des listes complémentaires
Instruire et suivre les dossiers de conventions de stage
Assurer la continuité de service en participant à l'ensemble des opérations de scolarité et en contribuant aux activités transversales du service de la scolarité (classer, archiver les documents, saisis des Unités
d’enseignement ( sur KSUP...)

Profil recherché :
Savoirs :
Connaître la réglementation, le fonctionnement et l'organisation de
l'enseignement supérieur et de la recherche et de l’université
Connaître les règles et les procédures liées à la scolarité
Savoir-faire :
Exécuter des actes administratifs du domaine de la scolarité
Savoir accueillir les différents publics, comprendre leurs demandes et savoir les diriger vers le bon interlocuteur
Savoir travailler en équipe et en autonomie
Savoir organiser son activité, hiérarchiser les tâches, respecter les délais et gérer les périodes de surcharge de travail
Maîtriser les bases de l'environnement bureautique (Word, Excel, Adobe pro...)
Connaître et potentiellement maîtriser les logiciels informatiques spécialisés : APOGEE, CELCAT, E CANDIDAT et FASIL

Savoir-être :
Avoir le sens de l'écoute, être diplomate et respecter la confidentialité
Être consciencieux, rigoureux, organisé et patient
Gérer son stress en situation de pics d’activité
Faire preuve d’un bon relationnel
Conditions de diplômes : Niveau BAC
Expérience souhaitée : 1 an minimum sur un poste similaire

L'employeur :
L’Université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est membre fondateur de l'Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées.
Outre le campus Mirail à Toulouse, l’Université déploie ses formations sur des sites implantés dans plusieurs département de la Région Occitanie et à l’international, avec notamment des formations en Malaisie (Kuala Lumpur).
L’université accueille plus de 30 000 étudiants dans 5 UFR, 2 IUT, 7 instituts et écoles internes et 3 écoles doctorales, pour un total de 230 000 m2 de surfaces bâties.

Les Ressources Humaines de l’Université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheurs.euses et plus de 900 personnels BIATSS qui représentent une masse salariale de plus de 146 M€. Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.
Descriptif du service
Nous recrutons tout au long de l'année au fil de l'eau. Le poste sera en fonction des besoins des services et composantes.