Gestionnaire de scolarité F/H

Gestion de Scolarité de parcours Masters en apprentissage et en formation initiale
Gérer le secrétariat de scolarité des Masters 1 de la Mention Management de l'Innovation (3 parcours en apprentissage, 1 en formation initiale) et du Master de la Mention Économie de l'Entreprise et des Marchés.
Assurer la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion (inscriptions pédagogiques, préparation des emplois du temps des cours et examens, organisation des jurys, délibérations, édition des PV)

Veiller à la bonne gestion des réservations et changements de salles et des absences
Délivrer les relevés de notes et les diplômes aux étudiants
Gérer la procédure de sélection des candidats : réception et vérification des dossiers de candidature ; élaboration des supports de travail pour la commission de sélection, organisation des RV pour les entretiens ; suivi, évolution des états et communication des résultats aux candidats (processus sur eCandidat et MonMaster)
Préparer les documents d’information pour les étudiants ;
Accueillir les étudiants : information, communication, délivrance de documents ;
Assurer les relations avec les enseignants : préparation des plannings, reproduction des sujets d’examen et des supports de cours, gestion logistique, remises des notes, saisie des notes, rattrapages de cours…
Assurer les relations avec le service du planning et la bibliothèque le cas échéant ;
Organisation d’une journée d’intégration pour les étudiants ; des réunions de rentrée;
Organisation logistique et administrative des séminaires internationaux, accompagnement de groupes d’apprentis à l’étranger ;
Préparer les demandes et obtenir les devis correspondants pour les services afférents des fournisseurs, avant transmission à la gestion financière de l’UFR 06 pour la mise en paiement du service obtenu ;
Appuyer les services RH de l’UFR 06 pour le traitement et la gestion RH des enseignants vacataires ;
Assurer la gestion et le suivi des dossiers financiers (taxes d’apprentissage, financement de la formation par contrats d’apprentissage et de professionnalisation) ;
Accompagner les étudiants dans leur recherche de contrat d’apprentissage ;
Assurer la gestion administrative des contrats d’apprentissage et de professionnalisation ainsi que la relation avec les entreprises ;
Assurer la relation avec le CFA (feuilles des présences des étudiants) ;
Interface avec les entreprises pour les apprentis (suivi de l’assiduité des étudiants, organisation des rencontres avec les maîtres d’apprentissage)

Profil recherché :
Connaissances pratiques et théoriques
Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de scolarité dans l’enseignement supérieur et à l’apprentissage ;
Connaissance APOGEE
Maîtriser l’offre de formation de l’établissement ;
Evoluer dans un environnement international. (anglais et langues étrangères souhaitées)
Connaissances techniques et méthodologiques

Savoir organiser et planifier ses activités en fonction des priorités ;
Savoir expliquer la règlementation applicable à ses collaborateurs et aux usagers ;
Savoir rédiger et mettre en forme des documents ;
Savoir interagir avec des acteurs privés et publics.
Attitudes et comportements attendus
Être rigoureux, dynamique, réactif et méthodique ;
Grande rigueur et excellente capacité d’organisation ;
Avoir le sens du service public ;
Savoir prendre des initiatives, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service ;
Savoir travailler dans l’urgence ;
Faire preuve de disponibilité, d'esprit d’équipe, de rigueur et d'autonomie
Être apte à la flexibilité et l’innovation
Rendre compte de son activité ;
Gérer la confidentialité des informations et des données ;
Proposer des pistes d’améliorations.

L'employeur :
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.
Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent.
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.
Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).
Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.

Descriptif du service
L’Ecole de Management de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est l’un des plus grands départements de France dans le domaine des sciences du management. Au cœur de la capitale, elle bénéficie d’un environnement d’une grande richesse culturelle et intellectuelle, mais également de contacts facilités avec de très nombreuses entreprises françaises et étrangères.
Avec près de 3500 étudiants, 85 enseignants chercheurs dont 16 professeurs d’université et 40 maîtres de conférence, plus de 340 intervenants professionnels et 36 diplômes reconnus par l’Etat dont 28 masters – 5 offrant une formation en alternance –, l’EMS propose depuis plus de quarante ans une offre de formation de haut niveau, diversifiée, adaptée aux besoins du marché et ne se limitant pas au territoire national. Forte de de ses partenariats Erasmus, des multiples programmes d’échanges (Crepuq, USAL) et des liens tissés avec les universités américaines les plus prestigieuses (Columbia, Brown, Cornell), l’EMS jouit d’une véritable présence à l’international.