ESPS Gestionnaire de scolarité

Mission principale :
Gérer la scolarité des 5 programmes :
Organiser et préparer les séances de Pré-rentrée et effectuer les inscriptions pédagogiques (IPWEB),
Assurer le bon déroulement des enseignements : suivi des semestres d’enseignement, planning, documentation, information et accompagnement des étudiant·e·s, suivi des étudiants en échange à l'étranger
Organiser les 3 séquences d’examens : collecte et reprographie des sujets d’examen, planifier les sessions : calendrier, surveillances enseignantes et administratives, tiers-temps, examens terminaux, et convocation des étudiants

Contrôler la délivrance des diplômes : assurer l’organisation des jurys de délibération, saisie et reports des notes, vérification des calculs (Logiciel APOGEE) et délivrance des diplômes en conformité avec le règlement des études (RE)
Contrôler la légalité des procédures mises en œuvre (stages, césures, contrôle des connaissances, examens, délivrance des attestations et diplômes …)
Organiser les campagnes de candidatures
Accueillir et informer les candidats
Vérifier la conformité des dossiers au regard des documents demandés
Organiser les commissions pédagogiques d’admission
Traiter les réponses aux candidatures sur le logiciel E-Candidat
Traiter les admissions et accompagnement des étudiants jusqu’à leur inscription pédagogique
Gestion des stages :
Conseil et accompagnement des étudiants dans leur recherche de stages, contrôle réglementaire et traitement des conventions de stage (Application Pstage)
Remontée des déclarations nominatives et statistiques
Maquettage et modélisation des diplômes :
Vérification de la modélisation des programmes, règles de calcul, maquettage des PV et relevés de notes, en relation avec la mission APOGEE

Profil recherché :
Compétences requises ou souhaitées :
Savoir utiliser les logiciels APOGEE, E-Candidat, IPWEB et PSTAGE
Savoir utiliser les logiciels de bureautique Word, Excel, Thunderbird
Savoir rédiger
Accueillir le public et être à son écoute
Connaître l’organisation de la composante et ses activités, ainsi que l’organisation de l’université
Connaître les dispositifs et règlements applicables aux diplômes, aux stages, et programme Erasmus

Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise
Savoir s’impliquer dans un travail de groupe
Savoir être organisé, et méthodique
Ponctualité, disponibilité

L'employeur :
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.
Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent.

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.
Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).
Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs."
Descriptif du service
Le Département de science politique de la Sorbonne qui est l’une des composantes de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a été créé il y a 50 ans. Il accueille aujourd’hui quelques 1500 étudiant-e-s. Plus de 50 enseignant-e-s chercheur-e-s, attaché-e-s temporaires d’enseignement et de recherche et doctorant-e-s contractuel-le-s en mission d’enseignement et 80 intervenant-e-s travaillant dans les métiers de la science politique assurent ses enseignements. Ce Département a en son sein la seule Ecole doctorale de science politique en France. Il est associé à deux laboratoires de recherche labélisés CNRS, que sont le Centre européen de sociologie et de science politique (CESSP) et l’Institut des mondes africains (IMAF). Il propose une licence, quatre doubles-licences et trois Masters de science politique, en formation initiale et en formation continue, constitués de très nombreux parcours et options. Il dispose de deux filières délocalisées au Caire (Egypte) et à Fès (Maroc). 75 accords avec des universités étrangères permettent à ses étudiant-e-s de bénéficier d’une mobilité internationale.