EDS Gestionnaire de scolarité LLM/DU

Missions :
Gérer la Scolarité du LLM Business law et des deux DU Droit management économie et finance et Droit et Sciences humaines :
Assurer l’accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations auprès des usagers ;
Réponse aux courriers et aux mails ;
Gérer et suivre les inscriptions administratives des étudiants
Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques

Élaborer et actualiser les plannings des enseignements en fonction des contraintes des intervenants et des disponibilités des salles
Contribuer à l’organisation et participer aux journées de rentrée des masters…Participer à la constitution des dossiers d’habilitation des diplômes et en assurer la vérification de la modélisation des maquettes et des modalités de contrôle de connaissances
Réservation des salles de cours et des salles pour les événements ponctuels des LL.M/DU
Planification du voyage d’étude du LLM, Business law, en lien avec la responsable administrative du Pôle et le responsable pédagogique :
Assurer la demande de devis pour l’hébergement et le transport et réservation de restaurants et de visites.
Transmettre toutes les informations relatives au voyage aux étudiants
Participer au voyage d’étude
Participer à la préparation et au bon déroulement des épreuves d’examen et de la publication des résultats :
Contribuer à la planification des examens :
Préparer l’organisation matérielle des examens
Assurer le bon déroulement des épreuves (ouverture / fermeture des épreuves voire assurer des surveillances si besoin).
Saisir et vérifier les notes et résultats
Établir les arrêtés de commissions de jurys et préparer les délibérations et les Procès-Verbaux
Éditer et publier les résultats
Éditer à la demande les relevés de notes et attestations de réussite
Demander l’édition des diplômes et les transmettre aux étudiants
Contribuer au bon déroulement des campagnes de candidatures :
Répondre aux demandes d’informations
Préparer les tableaux d’aide à la décision à destination des responsables pédagogiques
Gérer les conventions de stage :
Contrôler les conventions de stage avant transmission pour signature
Gérer la convention de stage jusqu’à sa transmission à l’étudiant et son archivage
Contribuer à la communication de l’offre de formation du département :
Appui à la réaliser la mise à jour des supports de présentation des cursus
Apporter un appui à la mise à jour des informations sur le site web
Contribuer à l’organisation de la Journée des Masters et y participer

Profil recherché :
Profil recherché :
Ce poste exige une parfaite connaissance de l’anglais écrit et oral ainsi que de l’ensemble de l’offre de formation du pôle, des règles et des procédures dans le domaine de la scolarité ainsi qu’une connaissance de l’environnement universitaire.
Ce poste requière la maîtrise des outils bureautiques (world, excel) et des outils informatiques appliqués à la scolarité.
Ce poste nécessite une grande disponibilité en période de préparation de la rentrée universitaire, de l’organisation des inscriptions pédagogique et des d’examens, ainsi qu’une rigueur et une discrétion irréprochables.

Les « savoirs » :
Connaître la réglementation applicable en scolarité
Connaître le milieu universitaire
Maîtriser les applications de scolarité : APOGEE/PEGASE, HYPERPLANNING, PSTAGE, Ecandidat
Maitriser les logiciels de bureautique : WORD, EXCEL, SHAREPOINT
Maîtriser les EPI – Espaces pédagogiques interactifs
Les « savoir-faire » :
Maîtriser l’anglais (à l’oral comme à l’écrit)
Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)
Maîtriser les outils de bureautique informatique (traitement de texte, tableur, etc.)
Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes d’informations
Gérer la confidentialité des informations et des données
Travailler en équipe
Les « savoir-faire » comportementaux :
Avoir un esprit d’équipe, être polyvalent, autonome, discret et disponible
Savoir travailler dans l’urgence
Être dynamique, rigoureux, réactif et méthodique
Avoir le sens du service public
Savoir anticiper et gérer la diversité des situations en lien avec le public

L'employeur :
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.
Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent.

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.
Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).
Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs."