DMATES SDAPES MRA - Assistante de direction au sein de la SDAPES - F/M

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Assurer le secrétariat partagé auprès :
de la cheffe de la mission recrutement et accompagnement (MRA) ;
et du délégué à la mobilité et aux carrières aux emplois de direction de l’administration territoriale de l’Etat (DMC DATE).
Ses missions portent sur :
l’aide à l’organisation du travail, la tenue des agendas et parafeurs (RDV, préparation des dossiers et parafeurs, organisation des déplacements et des réunions), la mise à jour des listes de diffusion et la publication des actualités du bureau ;
la prise en charge des aspects logistiques des évènements organisés (invitations, réservations de salles, visioconférences, accueil des candidats et organisations des auditions) ;
l’accueil téléphonique et physique (environ 300 entretiens par an, CV et compte rendu d’entretien à enregistrer) et gestion des courriels de la boite fonctionnelle ;
la mise en forme de notes et courriers ;
le suivi des comptes rendus d’entretien ;
la mise à jour et suivi du vivier de candidats ;
la communication d’une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
la participation avec l’ensemble de l’équipe aux missions d’accompagnements (lancement des courriels d’accompagnement) et de formations des hauts fonctionnaires (mise en forme, diffusion des appels à manifestations d’intérêts) ;
la gestion des fournitures, interface avec les fonctions supports (service informatique notamment).

Profil recherché :
Votre environnement professionnel
Activités du service
La MRA met en œuvre la politique ministérielle de recrutement des primo hauts fonctionnaires au ministère de l'intérieur (INSP, tour extérieur des administrateurs de l'État, détachement direct recrutement sur commission des sous-préfets). La MRA accompagne les primo sous-préfets et préfets par la mise à disposition d'une documentation utile à la prise de poste, par la mise en relation avec un préfet mentor du CSATE et par l'envoi d'éléments permettant de prendre contact avec des tailleurs pour la confection de l'uniforme. Elle accompagne les primo hauts fonctionnaires au MI en pilotant, en lien avec le SDRF, les programmes de formation obligatoires, les formations de niveau supérieur et les cycles longs.
Le DMC-DATE assure le recrutement des directeurs de l’administration territoriale de l’Etat gérés par le ministère de l’intérieur. L’activité comprend la gestion des mobilités, le pilotage des procédures de pourvoi des postes, l’accompagnement et le conseil des candidats ainsi que le déploiement des projets visant à améliorer les conditions de prise en charge dans ce processus.
Votre environnement professionnel
Composition et effectifs du service
MRA : une cheffe de mission de catégorie A+, un adjoint de catégorie A, un coordonnateur de la cellule mobilités extérieures de catégorie A et un chargé de d’accompagnement et de la formation des hauts fonctionnaires de catégorie B
DMC DATE : un délégué de catégorie A+, un adjoint de catégorie A
Liaisons hiérarchiques
N+1 : Cheffe de la MRA + Délégué MCDATE
Liaisons fonctionnelles
Secrétariat du SG, de la DMATES et de la SDAPES, des agents de la sous-direction et des services chargés des fonctions supports. Nombreux contacts avec des personnes extérieures.