Chargé(e) de la coordination administrative F/H

Groupe RIFSEEP :2
Vos activités principales :
- Secrétariat de direction et gestion administrative : Assurer le secrétariat du chef de l'antenne zonale de formation. Prendre en charge l'accueil physique et téléphonique, l'orientation du public, la gestion des agendas et le suivi des dossiers de l'antenne en tant que responsable administratif du secrétariat.
- Gestion des stages : Assurer le suivi et l'administration des dossiers de formation continue des stages organisés par l'Antenne zonale de formation de Toulouse via l'outil métier DIALOGUE 2 FORMATION.
- Rédaction et suivi des documents administratifs : Prendre en charge la rédaction de notes administratives, de courriers de réponse, de comptes-rendus de réunions et de documents de synthèse pour le chef d'antenne.
- Suivi de proximité des Ressources Humaines : Assurer la gestion administrative et le suivi des dossiers RH de premier niveau des agents.
- Gestion financière et logistique (Chorus DT) : Prendre en charge le suivi logistique de l'antenne. Assurer la saisie, la validation de premier niveau et le suivi des ordres de mission et états de frais via le logiciel CHORUS DT, en veillant au respect des règles budgétaires.
- Soutien à l'encadrement : Participer à l'encadrement de l'adjoint administratif pour l'organisation quotidienne des tâches et la continuité de l'activité.
- Statistiques et tableaux de bord : Produire et mettre à jour les statistiques administratives et les tableaux de bord se rapportant à l'activité et à la performance du service.
Votre environnement professionnel :
Activité du service :
Mise en œuvre de la formation continue des fonctionnaires affectés au sein de la police nationale sur le ressort de l'Occitanie et en particulier sur les départements ex Midi-Pyrénées ; communication et promotion des métiers de la police nationale sur le même ressort.
Composition et effectifs du service :
16 agents : 1 chef de centre, 2 Formateurs généralistes dont 1 attachée , 2 Formateurs OPJ, 2 Formateurs informatique, 2 formateurs en techniques de sécurité en intervention - FTSI, 3 agents chargés du recrutement, 1 PA, 1 SA, 1 psychologue et 1 AAP1.
Liaison hiérarchique : le chef de I’antenne zonale de formation de Toulouse
Liaisons fonctionnelles :
EN INTERNE : Bureau de soutien et de synthèse du service zonal de recrutement et de formation. EN EXTERNE : les acteurs des directions des services actifs de la police nationale du ressort et du réseau SST

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)
Connaissances techniques :
-Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis
- Avoir des compétences juridiques : niveau pratique requis
- Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau initié requis
- Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise
requis
Savoir-faire :
- Savoir appliquer la réglementation niveau pratique requis
- Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis
- Savoir rédiger : niveau pratique requis
- Savoir s'organiser : niveau pratique requis
Savoir-être
- avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis
- savoir accueillir : niveau pratique requis
Vos perspectives : Perspectives normales d’évolution de carrière
Durée attendue sur le poste : 3 ans
La double labellisation "Égalité professionnelle" et "Diversité" obtenue par le ministère de l'intérieur depuis 2018 reconnaît l'engagement et les actions conduites au sein de ses services en faveur de l'égalité professionnelle, de la mixité et de la prévention des discriminations.