Chargé-e de gestion administrative et financière

Finalité :
Le ou la chargée de gestion administrative et financière assure les opération administratives et financières des différentes missions du pôle administratif et financier de l’IFPRA
Résidence administrative :
Pôle administratif et financier IFPRA de Mont Saint Aignan
Missions principales :
Gestion des commandes :

vérification des crédits disponibles, demande de devis, saisie des engagements juridiques (bons de commande), passer les commandes, suivi de la bonne exécution, réception des articles et constatation du service fait, vérification de la facture, et saisie de la demande de paiement dans le logiciel de gestion.
Gestion des frais de déplacements :
réception et vérification des états et justificatifs, création des agents, saisie le logiciel de frais de « déplacement », édition des états, mise à la signature de l'ordonnateur, saisie de la demande de paiement dans le logiciel de gestion
Suivi des conventions et contrats divers :
lecture, suivi du circuit des signatures, suivi de la réalisation, contrôle de cohérence facture.
Rémunération des intervenants :
réception et vérification des états de services faits, vérification de la complétude des dossiers (fiche de renseignements, RIB, lettre d'engagement en vacations ou autorisation de cumul), saisie dans GRANI
Numérisation de toutes les pièces justificatives de dépenses et recettes à rattacher à chaque demande de paiement dans le logiciel de gestion (factures, bon de livraison, conventions, états de frais de déplacement, justificatifs de repas/d'hébergement, péages, parking...)
Participe à la tenue d'un tableau de suivi budgétaire récapitulant toutes les dépenses (personnel, fonctionnement, interventions, investissements)
Participation à l'élaboration des bilans financiers
Dépôt et retrait de factures sur Chorus
Numérisation de toutes les pièces justificatives (convention, liste d'émargement, notification)
Classer et archiver
S’assurer de la mise en œuvre des recommandations conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.
Participer aux réunions de travail
Réception et enregistrement du courrier
Relations hiérarchiques :
Le ou la chargée de gestion administrative et financière est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’IFPRA Normandie et est rattaché(e) fonctionnellement au Directeur Administratif et Financier de l’IFPRA

Profil recherché :
Connaissance :
Connaitre la logique comptable et la gestion budgétaire publique
Maitriser l’outil informatique et les moyens de communication
Posséder des qualités rédactionnelles
Profil professionnel :
Rigueur et organisation
Discrétion professionnelle
Capacités de travail en équipe
Capacités d’adaptation aux situations

Rigueur et organisation
Compétences opérationnelles :
Savoir construire et suivre un tableau de bord
Techniques d’analyse et de contrôle
Techniques organisationnelles et de définition des priorités
Techniques rédactionnelles de mails, courriers et autres productions administratives
Savoir alerter et rendre compte

L'employeur :
L’IFPRA porte et accompagne la politique académique pour la formation professionnelle :
Un IFPRA au service de la politique académique pour assurer la visibilité de l’action académique en Normandie.
Un porteur identifié pour l’apprentissage, la VAE, les appels d’offre d’ampleur régionale ou nationale, la formation des acteurs de la formation professionnelle, initiale et continue, pour la lisibilité du travail des acteurs de terrain à l’échelle normande.

Une gouvernance mettant les territoires au cœur du système et permettant de faire remonter les problématiques locales, pour améliorer l’accessibilité de l’offre de formation professionnelle de l’Education Nationale