Chargé(e) d'accueil

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
- Oeuvrant à la cité administrative au sein d’un accueil mutualisé au bénéfice de 3 directions départementales interministérielles - la direction départementale des territoires et de la mer, la direction départementale du travail, de l’emploi et des solidarités, ainsi que la direction départementale de la protection des populations – et quelques services hébergés sur le site, l’agent d’accueil assurera l’accueil physique pour tous les services ainsi que l’accueil téléphonique des DDI au sein d’une équipe composée de trois agents d’accueil.
- l’accueil physique est également, occasionnellement, assuré pour les usagers et les livreurs de la direction régionale de l’environnement, de l’aménagement et du logement.
- l’accueil téléphonique est occasionnellement assuré pour les usagers de la direction départementale du travail, de l’emploi et des solidarités sise à BAYONNE.
- prise de rendez-vous pour les usagers de la direction départementale du travail, de l’emploi et des solidarités, sise à PAU.
- gestion de l’accès aux sites : contrôler les convocations des usagers reçus sur rendez-vous
Activité du service :
Au sein du service des moyens généraux, le pôle accueil, standard, courrier prend en charge l’accueil des usagers, dans toutes ses composantes : physique et téléphonique, gestion des courriers sur les deux sites du secrétariat général commun départemental, dans les locaux de la préfecture et de la cité administrative. Le pôle est chargé de la gestion des flux des visiteurs, dans le respect des règles de sécurité communes et propres à chaque direction départementale interministérielle et à la préfecture.
Composition et effectifs du service :
13 agents (3 B/10 C) répartis sur le site de la préfecture (10) et de la cité administrative (3)
Liaisons hiérarchiques :
Chef du service des moyens généraux
Responsable du pôle accueil, standard, courrier
Liaisons fonctionnelles :
Interne : services et bureaux des directions départementales interministérielles, de services occupants, de la préfecture et des sous-préfectures
Externe : usagers, professionnels et autres services de l’Etat

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en oeuvre :
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel : niveau expert - requis
Avoir des compétences en informatique-bureautique : niveau expert - requis
Savoir-faire :
Savoir travailler en équipe - niveau expert - requis
Savoir s'organiser : niveau expert - requis
Savoir-être :
Avoir le sens des relations humaines : niveau expert - requis
Savoir accueillir : niveau expert - requis
Savoir s'exprimer oralement : niveau expert - requis
Savoir s'adapter :niveau expert - requis
Durée attendue sur le poste : 3 ans minimum
Vos perspectives : Evolution vers un métier d’assistante administrative