Chargé(e) d'accueil et assistant(e) administrative (H/F)

Au sein d'une équipe qui accompagne les jeunes vers l'insertion professionnelle et sociale, vous êtes le premier visage
de la Mission Locale. Vous assurez l'accueil du public et la gestion administrative du service formation, en lien étroit avec les conseillers, les partenaires et les organismes de formation.

Accueil et orientation du public
- Accueillir, physiquement et par téléphone, les jeunes, leurs familles, les visiteurs et les partenaires, dans le respect de la confidentialité.
- Écouter et recueillir la demande, vérifier l'éligibilité, repérer les situations urgentes et transmettre l'information
au conseiller.
- Informer sur le fonctionnement de la Mission Locale, orienter vers l'interlocuteur interne ou le partenaire pertinent et proposer des rendez-vous.
- Gérer les flux et les temps d'attente, organiser et animer l'espace d'accueil et d'information.
- Constituer et mettre à jour les dossiers des jeunes, saisir les données dans les logiciels, assurer invitations, convocations et relances.

Gestion des prescriptions et suivi administratif, notamment des formations
- Saisir les prescriptions sur RAFAEL, les classer, suivre celles en attente et archiver les prescriptions retenues et non retenues.
- Mettre à jour les dossiers des jeunes retenus et saisir leurs situations de formation.
- Vérifier la conformité et la complétude des dossiers, assurer le lien avec les organismes de formation (attestations de suivi, demandes).
- Mettre à jour les informations de l'Intranet et préparer le lien du jeudi.
- Gestion déléguée de dossiers administratifs en lien avec l'encadrement selon les besoins

Appui aux conseillers, bilans de formation et outils de suivi
- Transmettre les informations aux conseillers et aux partenaires, participer aux réunions du service formation.
- Préparer et suivre les bilans de formation : conseillers participants, tableau de suivi, documents et saisie des données issues des bilans.
- Concevoir et mettre à jour des tableaux de suivi et participer à la création d'outils de pilotage pour le service formation ou l'encadrement.

Le profil recherché:
Aisance relationnelle, sens de l'écoute et capacité à gérer des situations de tension.
- Connaissance du public jeune (16-25 ans) appréciée.
- Rigueur, organisation et sens du suivi administratif ; goût pour les tableaux de bord et le travail en équipe.
- Maîtrise d'Office 365 (agendas partagés, SharePoint), de Word et d'Excel.
- Aptitude à se déplacer entre le siège et l'antenne de Bayonne.

CDD de remplacement - Temps plein 35h sur 4 jours
Horaires Journée, horaires variables (journée type 8h-18h sur 4 jours)

Merci de faire parvenir votre CV et votre lettre de motivation à l'adresse suivante : rh@missionlocale-paysbasque.org
Date limite de candidature :1er Novembre 2026