Chargé du protocle et des déplacements officiels

Groupe RIFSEEP (pour les fonctionnaires) :3
RIME : FP2DIP09
RMFP : ERINT007
Vos activités
Le chargé du protocole et des déplacements officiels a vocation à intervenir en appui de l’encadrement du bureau du cabinet. Dans ce cadre, il exerce les missions suivantes:
• Participation à l’organisation des voyages officiels et déplacements ministériels dans le Bas-Rhin (organisation et participation aux visites de reconnaissance en lien avec les forces de sécurité intérieure, préparation des programmes et des plans de cortège, préparation des dossiers pour les cabinets ministériels et les autorités préfectorales en lien avec les services locaux de l’État, préparation et suivi des invitations des élus du département, contacts éventuels avec les cabinets ministériels concernant les aspects logistiques et matériels des déplacements, mission de précurseur lors des visites officielles, notamment mise en place de l’accueil républicain) ;
• Participation à l’organisation des cérémonies commémoratives organisées dans le cadre des journées nationales de commémoration en lien avec les services du gouverneur militaire de Strasbourg et les collectivités locales concernées (préparation de courriers d’information sur les cérémonies à destination des collectivités locales, préparation, envoi et suivi des invitations, établissement et mise en place du rang protocolaire pour chaque cérémonie, commande des gerbes de fleurs, transmission des notes relatives au pavoisement et mise en berne des drapeaux, préparation des dossiers pour les autorités préfectorales, dont l’impression des discours ou messages à lire durant les cérémonies) ;
• Contrôle hebdomadaire des dossiers à destination du préfet ;
• Rédaction de différents types de courriers à la signature du préfet (courriers de félicitations, de condoléances, etc.) ;
• Lors des scrutins électoraux, participation au dispositif de centralisation des résultats ;
• En appui à l’agent chargé de la rédaction des réponses aux interventions (lors de ses congés ou lorsque le nombre d’interventions à instruire est important), suivi et participation à la rédaction des réponses aux interventions des élus et des particuliers ;
• En appui du chargé de mission pour les affaires réservées (lors de ses congés ou lorsque l’activité du service le nécessite), participation à la mise à jour du dossier territorial et de différentes notes.

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-faire :
Savoir s'organiser
/ niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe
/ niveau pratique - requis
Avoir l'esprit de synthèse
/ niveau maîtrise - requis
Savoir analyser
/ niveau pratique - requis/ à acquérir
Savoir-être :
Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter
/ niveau maîtrise - requis/ à acquérir
Savoir communiquer
/ niveau pratique - requis
S'avoir s'exprimer oralement
/ niveau pratique - requis
Votre environnement professionnel
Activités du service
Le bureau du cabinet assure, en liaison avec l'ensemble des services de l’État et de ses partenaires, un appui direct et immédiat au directeur de cabinet. Il intervient en particulier en matière de dossiers réservés, d'affaires politiques et électorales, d'interventions des élus et des particuliers, d’instruction des demandes de distinctions honorifiques, de préparation des déplacements officiels, de protocole et de conduite des autorités préfectorales. Ses activités sont souvent marquées par la sensibilité et l'urgence des dossiers.
Composition et effectifs du service
Bureau du cabinet: 14 agents (3 A, 3 B, 8 C dont 5 conducteurs)
Liaisons hiérarchiques
Directeur de cabinet
Chef du bureau du cabinet
Cheffe adjointe du bureau du cabinet
Chargé de mission pour les affaires réservées
Liaisons fonctionnelles
Ensemble des autorités préfectorales, services et bureaux dépendant de la direction du cabinet, agents techniques de l’hôtel préfectoral, secrétariats du préfet et du directeur de cabinet, services du secrétariat général de la préfecture, forces de sécurité intérieure, élus et représentants des cultes, ministères, etc.