Assistante de direction

Corps / Grade : C
Finalité du poste :
Apporter pour l’ensemble de la sous-direction un appui administratif garantissant la bonne organisation de la structure, la circulation des informations et le suivi des dossiers en cours
Activités principales :
Assistante de la sous-directrice de la politique des produits de santé et de la qualité des pratiques et des soins et de ses 2 adjoints et du bureau PP4 "Bioéthique, élément et produits du corps humain". Les missions principales sont le suivantes :
- Accueil téléphonique, réceptionner, filtrer et orienter les appels
– Mise à jour des annuaires et organigramme
– Organisation de réunions avec les entités de la direction et des partenaires extérieurs avec réservation de salle le cas échéant
– Gestion des ordres de mission et des états de frais de déplacement des agents de la sous-direction (CHORUS-DT)+ CAPADD
– Gestion des circuits PEGASE avec :
* attribution des numéros de courriers, traitement des courriers « arrivé » et « départ »,
* Enregistrement chronologique
* Suivi des courriers transmis dans le circuit interne de signature et suivi des visas internes
* Traitement et enregistrement des commandes « cabinet »
* Clôture des commandes cabinet sous PEGASE
– Gestion des agendas de la sous-directrice, des 2 adjoints de la sous-direction et, en tant que besoin, des 3 chargés de mission agences placés auprès de la sous-directrice
-gestion des tableaux de suivi
- Référent principal SOLON : envoi des textes à la publication au JO pour la DGS
- Référent principal CIRCULAIRE.GOUV.FR : dépôt des circulaires sur le site du Premier Ministre
- Gestion des circuits QE/CP : enregistrement – traitement – suivi – relance
- Organisation de la permanence du secrétariat de sous-direction pendant les périodes de congés

En outre, l’assistante de direction est chargée pour la Commission d’évaluation et de contrôle et d’évaluation de l’aide à mourir, d'assurer :
o Le soutien administratif général au secrétariat général
o Le suivi des indemnisations pour les membres de la commission et les experts extérieurs
o L’organisation des réunions de la commission, en formation plénière ou pour des échanges avec des professionnels de santé.
Autres activités : Participer à la coordination lorsqu'un projet de loi est porté par la sous-direction.

Profil recherché :
Connaissances :
- Environnement institutionnel et administratif : E
- Techniques administratives et bureautiques : E
- Systèmes de classement et d’archivage : M
- Maitrise de l'outil informatique traitement de texte, powerpoint, excel : M
Savoir-être :
- Travailler en autonomie ***
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de L'organisation ***
- Faire preuves de discrétion professionnelle ***
- Maitrise de l’outil informatique **
- Faire preuve de réactivité ***

Savoir-faire :
- L’agent doit savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles fonctions, former d’autres agents et être référent dans le domaine (niveau 4 du dictionnaire des compétences)
- L’agent met en œuvre la compétence de manière régulière, peut corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat
- L’agent doit savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, et savoir repérer les dysfonctionnements
- L’agent doit disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus

L'employeur :
La Direction générale de la Santé (DGS) prépare la politique de santé publique et contribue à sa mise en œuvre. Son action se poursuit à travers 4 objectifs : préserver et améliorer l’état de santé de la population, protéger la population des menaces sanitaires, garantir la qualité, la sécurité et l’égalité dans l’accès au système de santé, et mobiliser et coordonner les partenaires.
La Direction générale de la Santé comprend :
1° Le service des politiques d'appui au pilotage et de soutien, dénommé secrétariat général.

2° Quatre sous-directions chargées des politiques de santé, de veille et de sécurité sanitaire, dénommées respectivement :
a) Sous-direction de la politique des produits de santé et de la qualité des pratiques et des soins.
b) Sous-direction de la santé des populations et de la prévention des maladies chroniques.
c) Sous-direction de la prévention des risques liés à l'environnement et à l'alimentation.
d) Sous-direction de la veille et de la sécurité sanitaire.
Sont, en outre, rattachés au directeur général : un cabinet, une mission stratégie et recherche, une mission des affaires européennes et internationales, une mission pour les outre-mer et une mission de l'information et de la communication.
Descriptif du service
La sous-direction de la politique des produits de santé et de la qualité des pratiques et des soins (SDPP) contribue à la définition et à la mise en œuvre des politiques visant à l'amélioration de la qualité et de la sécurité des pratiques et des soins, des politiques relatives aux produits de santé notamment en ce qui concerne les médicaments à usage humain ou vétérinaire, les dispositifs médicaux et les dispositifs médicaux in vitro et les produits et éléments du corps humain.
La sous direction veille à faciliter l'accès des patients aux médicaments innovants qui leur sont nécessaires, en ville et en établissements de santé, définit les populations les plus susceptibles d'en bénéficier et contribue à la définition de leurs modalités de financement.
Elle intègre les impératifs d'impact en termes de santé publique dans les processus décisionnels pour la prise en charge des médicaments et veille à l'adéquation des circuit de distribution des médicaments et leur sécurisation aux besoins des patients.
La SDPP est composée de 61 agents répartis en 4 bureaux :
1° Le bureau de la qualité des pratiques et des soins et biologie médicale (PP1) ;
2° Le bureau du médicament (PP2) ;
3° Le bureau des dispositifs médicaux et des autres produits de santé (PP3) ;
4° Le bureau de la bioéthique et des éléments et produits du corps humain (PP4).