Assistante de direction (IGAP)

Placé sous l’autorité hiérarchique du chef de l’IGAP, l’assistant de direction assure, le suivi de l’activité de l’IGAP ainsi que le soutien RH des agents de l’IGAP.
Tâches de secrétariat :
- Accueil physique et téléphonique dans le service (préannonce, orientation ou prise de message) ;
- Relation et liaison avec les autres secrétariats ;
- Tenue des dossiers internes à la mission et de ses membres ;
- Enregistrement des courriers « arrivée et départ » ;

- Tri et ventilation du courrier, gestion des reproductions ;
- Rédaction de projet de notes et courriers ;
- Mise en forme des rapports
Tâches de gestion et de suivi d’activité
- Gestion du processus des rapports d’inspection et de contrôle de fonctionnement et de suivi de mise en œuvre des recommandations (communication au DGAP, retour aux DISP, communication à l’IGJ) ;
- Participation à différentes tâches liées aux suivis de déontologie, CGLPL, IGJ, inspection et maitrise des risques ;
- Suivi des tableaux de bord de l’activité de l’IGAP ;
- Gestion documentaire et des archives (numériques et papier) ;
- Organisation et gestion des déplacements des membres du service affectés en administration centrale ;
- Elaboration des états de frais de déplacement des membres du service affectés en administration centrale ;
- Suivi des dépenses de l’IGAP : budget, déplacements, hébergements, notes de frais des membres de l’IGAP ;
- Gestion des fournitures et matériels de bureau ;
Soutien RH et participation
- Interface RH entre les agents de l’IGAP et le PSAC (pôle de soutien à l’administration centrale) ;
- Suivi des CMO et accident de travail ;
- Gestion des congés et suivi des CET ;
- Suivi des propositions d’avancement et de récompenses ;
- Participation aux réunions de service ;
- Appui et conseil informatique aux membres de la mission.

Profil recherché :
Connaissances :
De l’institution
Juridiques et réglementation pénitentiaire
Outils informatiques (Pack office, libre office)
Rédactionnelles
Savoir être :
Ecoute, discrétion, confidentialité, loyauté, rigueur
Sens de l’analyse et synthèse, des relations humaines
Autonomie, force de proposition, sens de l’initiative
Savoir-faire :
Applicatifs informatiques « métiers »
Analyser, synthétiser et rendre compte
Rédiger, communiquer
Informer, alerter

L'employeur :
Descriptif du service
Les missions de l’IGAP sont définies par l’article 1 du décret n° 2025-1274 du 22 décembre 2025 relatif à l'organisation et aux missions de l’inspection générale de l’administration pénitentiaire :
« L'inspection générale de l'administration pénitentiaire a une compétence nationale. Elle exerce une mission générale d'inspection, d'étude et de conseil des services, services déconcentrés et établissements de la direction générale de l'administration pénitentiaire.
Elle contrôle et évalue le fonctionnement et la performance des services déconcentrés et de l'Ecole nationale d'administration pénitentiaire, en lien avec l'inspection générale de la justice. Elle veille à la maîtrise des risques susceptibles d'affecter leurs missions, objectifs et activités opérationnelles.
Garante de la déontologie des agents du service public pénitentiaire, elle analyse, propose ou évalue les règles et les pratiques professionnelles relatives à la déontologie.
Elle porte une mission de conseil, d'appui et d'expertise en management et en organisation.
Elle diligente des enquêtes administratives sur l'ensemble des agents relevant de l'autorité du directeur général de l'administration pénitentiaire sur instruction du garde des sceaux, ministre de la justice, ou du directeur général de l'administration pénitentiaire.
Elle assure un suivi de la mise en œuvre des sanctions prononcées par l'autorité ayant pouvoir disciplinaire. »
L’IGAP est une direction d’administration centrale rattachée