Assistante de direction du cabinet de Mme la préfète

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Affecté au secrétariat de direction de Mme la préfète et de Mme la directrice de cabinet, le/la secrétaire appuie et participe à l’organisation des missions du corps préfectoral. À ce titre, et de manière très autonome, le secrétariat a pour missions principales :
- Gestion des agendas de la Préfète et de la directrice de cabinet
- Accueil téléphonique (filtrage, traitement et suivi)
- Accueil physique des personnes
- Gestion des déplacements de la préfète et de la directrice de cabinet
- Réalise et suit les plannings des congés et des astreintes de l’ensemble du corps préfectoral
- Participe au suivi des congés des directeurs des services de l’État et agents du cabinet
- Gestion des courriels
- Prépare les dossiers de la Préfète et de la directrice de cabinet
- Traitement du courrier et des parapheurs de la Préfète et de la directrice de cabinet
- Assure le suivi de la gestion des crédits de résidence et de représentation de la préfète et du directeur de cabinet
- Mise en signature et transmission des demandes d’hospitalisation d’office en lien avec l’ARS
- Mise à jour de diverses bases de données
- Planification et organisation administrative des déjeuners, dîners et réceptions. Envoi des invitations de la Préfète et de la directrice de cabinet et mise à jour des listes d’invités (lien étroit avec le bureau de soutien des résidences préfectorales). Le cas échéant soutien lors de cérémonies organisées à la résidence préfectorale.
Votre environnement professionnel
Activités du service
Le secrétariat particulier est intégré à l’équipe du cabinet qui assure en outre :
– L’organisation des cérémonies officielles, décorations, interventions des élus et la communication interministérielle
– La gestion des dossiers de sécurité publique et de protection civile (organisation des exercices de sécurité civiles), de l’instruction des dossiers de catastrophes naturelles, de détention d’armes et de suspension de permis de conduire ainsi que la gestion des crises
- Les déplacements d’une partie de l’autorité préfectorale
Composition et effectifs du service
Le secrétariat particulier est composé de deux agents de catégorie C
Liaisons hiérarchiques
n+1 : la directrice de cabinet
n+2 : la préfète
Liaisons fonctionnelles
L’ensemble des autorités préfectorales , les services déconcentrés de l’État, élus, maires et cabinets ministériels.

Profil recherché :
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis
Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau initié à acquérir
Savoir-faire
Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
Savoir rédiger : niveau pratique requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise
requis
Savoir accueillir : niveau pratique requis
Durée attendue sur le poste : 3 à 4 ans