Assistant(e) secrétaire au secrétariat commun

Groupe RIFSEEP : 1
NBI : Non
Vos activités principales :
- appels téléphoniques avec tenue des cahiers d'appels ;
- gestion de la base des contacts ;
- tenue des agendas, en liaison avec le secrétariat particulier du préfet de la région d'Ile-de-France, préfet de Paris ; -gestion des réunions, rendez-vous, réservations de salles, demandes d'autorisation d'accès pour les visiteurs externes, préparation de dossiers, en relation avec les chefs de service du cabinet ;
- gestion des déplacements de la direction de cabinet ;
- gestion du courrier (ouverture, enregistrement, tri, cachet de suivi, acheminement) ;
- saisie informatique (lettres, notes, tableaux...) ;
- constitution et suivi de dossiers thématiques ;
- classement de la documentation et archivage des dossiers (versions électronique et papier).
Votre environnement professionnel :
• Activités du service :
Le service de la représentation de l’Etat comprend :
- le bureau du protocole et des déplacements ;
- le bureau des décorations et de l’intendance.
- le secrétariat mutualisé du cabinet composé de 3 assistantes
• Composition et effectifs du service :
Le service de la représentation de l’Etat est composé de 26 agents.
• Liaisons hiérarchiques
Chef de service / Adjoint - les 4 membres du corps préfectoral du cabinet
• Liaisons fonctionnelles
Les membres du corps préfectoral et hauts fonctionnaires de la préfecture, les services de la préfecture et particulièrement les secrétariats de direction

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise, requis
Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique, à aquérir
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise, requis
Savoir rédiger
niveau pratique, requis
Savoir s'organiser
niveau maîtrise, requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise, requis
savoir communiquer
niveau maîtrise, requis
savoir communiquer
niveau maîtrise, requis
Conditions de travail : 35h00
Vos perspectives : Evolution dans le domaine fonctionnel.
Durée attendue sur le poste : 3 ans

L'employeur :
La préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, a un rôle d’animation et de coordination des politiques publiques au niveau régional, tout particulièrement pour renforcer l’attractivité du territoire et son développement économique et social. Il prépare et signe avec le président du Conseil régional le contrat de projets État-Région, qui fixe les engagements des deux partenaires pour sept ans.
La préfecture veille, sur le département, à l’application des règles de droit, à la réglementation et à la garantie des libertés publiques.

Elle assure l’organisation des élections européennes, nationales et locales, comme des référendi, en liaison avec la mairie de Paris,
Elle est chargée du contrôle de légalité et du contrôle budgétaire des actes de la ville de Paris et de ses établissements publics,
Elle veille, enfin, à la mise en œuvre des politiques interministérielles à l’échelon territorial.
Sont en revanche de la compétence du préfet de Police de Paris : la sécurité des biens et des personnes (police administrative et judiciaire), la sécurité civile (lutte contre l’incendie, organisation des secours,…), ainsi que la délivrance de certains documents administratifs (passeports, cartes d’identité, permis de conduire, titres de séjour,…)
Pour l’ensemble de ces missions, la préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, s’appuie sur trois entités :
Le Secrétariat général aux politiques publiques (SGAPP) constitue une structure centrale au sein de la préfecture de région Île-de-France. Il incarne la dimension interministérielle de l’action de l’État coordonnant les politiques publiques dans leurs déclinaisons régionales en Île-de-France. En lien avec les directions régionales et les préfectures de département, il agit donc comme un trait d’union entre l’État central, l’échelon déconcentré et les acteurs locaux.
Le Secrétariat général aux moyens mutualisés (SGAMM) exerce, sous l’autorité du préfet de la région d’Île-de-France, préfet de Paris, anime et coordonne l’organisation et la mise en œuvre des fonctions mutualisées des services de l’État en région. Il assure la gestion des moyens de la préfecture de région et des directions régionales soutenues, ainsi que l’animation régionale et interministérielle en matière d’achat, d’immobilier et de ressources humaines.
Le Cabinet assure la mise en œuvre des politiques publiques dans le département de Paris, sous réserve des compétences confiées au secrétaire général aux politiques publiques. Il est en outre chargé du pilotage régional du plan d’accueil des migrants. Ses services s’appuient sur les unités départementales des directions régionales et les directions départementales interministérielles.
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