Assistant.e en gestion administrative – Responsable opérationnel.le de scolarité F/H - 316

Contexte :
Le poste s’inscrit dans le réseau universitaire de scolarité regroupant 14 IFSI partenaires soit 4033 étudiants.
Finalité du poste :
Coordonner les opérations de scolarité universitaire : admissions, examens, résultats, jurys, compensation et diplomation.
Responsabilités :
- Coordination du service de scolarité
- Fiabilité des processus administratifs
- Interface réseau université–IFSI
Missions principales :
- Coordination des actes de scolarité universitaire
- Organisation des examens et jurys
- Suivi des inscriptions et résultats
- Encadrement fonctionnel de proximité
- Harmonisation des pratiques du réseau

Activités principales :
- Organiser les commissions d’admission
- Coordonner les inscriptions administratives et pédagogiques
- Planifier les examens universitaires
- Préparer les jurys semestriels et de diplôme
- Gérer le parcours adapté
- Contrôler les résultats, ECTS, compensations, AJAC…
- Suivre l’application des décisions de jury
- Vérifier la conformité des dossiers de diplomation
- Coordonner les échanges avec les 14 IFSI
- Harmoniser les procédures de scolarité :
- Encadrer fonctionnellement les agents de catégorie B et C

Profil recherché :
Connaissances :
- Bonne connaissance des procédures d’examens, jurys et ECTS
- Expérience en coordination administrative ou gestion de planning complexe appréciée
- Capacité à encadrer fonctionnellement une petite équipe
- Sens de l’organisation et de la rigueur dans un environnement multi-acteurs (université / IFSI)
Savoir-faire technique :
- Organisation des formations universitaires en santé
- Réglementation examens / jurys / ECTS
- Compensation et progression
- Fonctionnement des commissions universitaires
- Outils de scolarité
- Coordonner des processus administratifs
- Contrôler des données de scolarité
- Superviser examens et jurys
- Encadrer une équipe
- Gérer des calendriers complexes
- Produire des états de suivi

Savoirs comportementaux :
- Leadership de proximité
- Organisation
- Réactivité
- Diplomatie
- Sens des responsabilités
- Travail en équipe
Diplôme requis : BAC +2 (BTS)
Durée Expérience souhaitée : Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)
Précisions expérience souhaitée /Intitulé diplôme : Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative ou administration publique - Expérience souhaitée en scolarité universitaire ou organisation de formation

L'employeur :
L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue.

Descriptif du service
La Faculté de santé est une composante de l’Université de Toulouse. Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutiques et Chirurgie dentaire. Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l’organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés; des études de sciences pharmaceutiques et d’odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale. Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées. Elle est constituée de 3 départements d’enseignement et de 5 divisions transverses. L’organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres : Étudiants : 17 000 ; Enseignants et enseignants chercheurs : 665 ; Personnels administratifs et techniques : 265 ; Budget géré : 10 millions d’euros. Le poste proposé relève du département Médecine, Maïeutique et Paramédical et plus précisément de la scolarité de la formation en Sciences Infirmières. L’équipe est composée de 7 gestionnaires de scolarité. Les postes sont situés au 133, route de Narbonne à Toulouse.