Assistant(e) de gestion (H/F)

Mission générale
Assister l'équipe administrative dans les tâches quotidiennes de gestion et de comptabilité. Assurer un suivi fiable des pièces comptables, des règlements et des échéances, en lien avec la direction et l'expert-comptable. Contribuer au suivi administratif du personnel, au fonctionnement administratif courant et au suivi de la flotte de véhicules.
Activités comptables et financières
Gestion des pièces fournisseurs
- Réceptionner et vérifier les bons de livraison (BL), les factures et les avoirs fournisseurs ; signaler les écarts ou les pièces manquantes.
- Saisir les BL et les factures fournisseurs dans le logiciel métier Hygisoft, en évitant les doublons.
- Classer les justificatifs et tenir à jour les échéances fournisseurs pour validation par la direction.

Suivi des clients et des impayés
- Suivre les encaissements, les échéances clients et les factures impayées ; mettre à jour la situation des comptes.
- Effectuer les relances par téléphone et par écrit, tracer les échanges et suivre les engagements de paiement.
- Préparer les dossiers contentieux avec les pièces utiles : devis ou contrats, factures, justificatifs de prestation, relances et historique des règlements. Assurer leur suivi administratif après validation de la direction.
Reporting hebdomadaire
- Établir un point hebdomadaire sur les encaissements, les créances échues, les échéances fournisseurs et les anomalies comptables en cours.
- Présenter les priorités de relance et les actions à engager ; alerter rapidement la direction sur les blocages ou retards significatifs.

Gestion sociale et administrative
Suivi social et administration du personnel
- Collecter, contrôler et transmettre chaque mois au cabinet les éléments variables de paie : heures, absences, congés, primes et frais.
- Tenir à jour les dossiers du personnel et le suivi des congés, absences et arrêts de travail.
- Transmettre au cabinet les informations liées aux embauches, changements de situation et départs ; suivre les documents à établir ou signer.
- Contrôler la cohérence des bulletins avec les éléments transmis et signaler les anomalies au cabinet et à la direction.
La paie et les déclarations sociales sont établies par le cabinet comptable et social.
Appui à l'équipe administrative
- Assurer l'accueil téléphonique et le standard ; renseigner, orienter et transmettre les messages.
- Traiter le courrier et les courriels de son périmètre, préparer les réponses et suivre les demandes.
- Classer et archiver les documents, actualiser les dossiers et tableaux de suivi ; appuyer l'équipe selon les priorités.
Suivi des véhicules et des assurances
- Actualiser les dossiers véhicules : affectations, assurances, entretiens et contrôles techniques.
- Suivre les échéances, alerter les personnes concernées et organiser les rendez-vous après validation.
- Constituer et transmettre les déclarations de sinistre dans les délais, avec la direction et les conducteurs.
- Suivre les pièces, expertises, réparations, franchises et indemnisations jusqu'à la clôture des dossiers.
Organisation et autonomie
Respecter les échéances et les priorités de la direction, contrôler les informations, tracer les opérations et signaler rapidement les anomalies.
Faire valider par la direction les règlements, dépenses, remises, échéanciers et procédures contentieuses. Consulter le cabinet pour les opérations comptables ou sociales inhabituelles ou complexes.
Préserver la confidentialité des données, notamment sociales et bancaires, et respecter les règles internes d'accès et de transmission des documents.

Relations de travail
En interne : direction, équipes administrative, commerciale et technique. En externe : cabinet comptable et social, clients, fournisseurs, assureurs, garages et intervenants des dossiers contentieux.