ASSISTANT/E DE DIRECTION SENIOR

Placé/e sous la responsabilité hiérarchique directe de la Secrétaire générale, l’assistant(e) est chargé/e de :
˗ Gérer l’agenda de la Secrétaire générale, organiser les rendez-vous et planifier les réunions en fonction des priorités et échéances
˗ Préparer les documents ou les dossiers nécessaires à la tenue de ces rendez-vous et réunions
˗ Filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques

˗ Gérer les alertes relatives au traitement des affaires urgentes
˗ Rédiger, mettre en forme tout document /courrier et veiller à leur transmission
˗ Réceptionner et assurer la ventilation des courriers et parapheurs
˗ Assurer la gestion de la transmission des documents en respectant les délais et en assurant leur traçabilité
˗ Suivre des projets ou des dossiers
˗ Assurer l’interface entre les services, les interlocuteurs extérieurs, le cabinet et les autres membres de la gouvernance
˗ Réserver les salles de réunion et les équipements informatiques
˗ Procéder à l’archivage, au classement des documents
˗ Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées
˗ Suivre l’avancement des courriers sur le logiciel Agora et procéder aux signatures électroniques
˗ Organiser et gérer les déplacements et frais de mission
˗ Gérer les fournitures

Profil recherché :
Bac ou Bac +2 et expérience professionnelle confirmée dans des fonctions similaires au sein d’administration complexe et sensible.
· Rigueur
· Autonomie et sens de l’organisation
· Capacité d’anticipation et de gestion des priorités
· Capacité de travail en équipe
· Aptitudes rédactionnelles et de synthèse

· Confidentialité, discrétion et loyauté
· Maîtrise des outils informatiques
· Aptitudes relationnelles et de communication, diplomatie
· Capacité à rendre compte
En raison de l’importance et de la transversalité des contacts avec l’ensemble des services de l’Institution et de l’assistance permanente auprès de la Secrétaire générale, ce poste requiert une grande disponibilité.

L'employeur :
Le Défenseur des droits veille au respect des droits et libertés – article 71-1 de la Constitution
Le Défenseur des droits est une autorité administrative indépendante, inscrite dans la Constitution, chargée de défendre les droits et libertés individuelles.
Nos missions
Défendre les personnes dont les droits ne sont pas respectés et permettre l’égalité de tous et toutes dans l’accès aux droits.
Nous intervenons dans cinq domaines définis par la loi

défense des droits des usagers des services publics,
défense et promotion des droits de l’enfant,
lutte contre les discriminations et promotion de l’égalité,
respect de la déontologie des professionnels de la sécurité
orientation et protection des lanceurs d’alerte.
Nos métiers
Nous recrutons majoritairement des juristes dans de nombreuses disciplines (fonction publique, protection sociale et solidarité, droits fondamentaux des étrangers, santé et droits des malades, droits des enfants, droit du travail, droit des biens et services privés…).
Nous recrutons également des agents pour des postes en finances, ressources humaines, informatique, communication…
Égalité d’accès à l’emploi public
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, nos emplois sont ouverts aux candidats reconnus travailleurs handicapés.
Les locaux du siège du Défenseur des droits sont accessibles aux personnes en situation de handicap. Une navette électrique relie les stations de métro les plus proches à notre site Ségur-Fontenoy où est situé le siège du Défenseur des droits.
Afin de faciliter l’installation des personnels en situation de handicap, le Défenseur des droits, en lien avec la médecine du travail, met en œuvre des mesures pour favoriser la meilleure installation possible des agents, qu’elle concerne le site d’affectation ou le lieu de télétravail. Plusieurs types d’aménagements de poste peuvent être envisagés, allant du télétravail pour raisons de santé jusqu’à l’achat de matériels adaptés ou la mise à disposition d’aide humaine. Des études de poste plus approfondies peuvent également être mises en place avec un ergonome.
Descriptif du service
Le Secrétariat Général (SG) a autorité sur les 7 directions de l’institution.
Garant du bon fonctionnement des services, du pilotage et de la mise en œuvre des priorités et de l’animation transversales des services, le SG assure également la cohérence et la transversalité des positions de l’Institution ainsi que de ses productions juridiques et décisions. Il propose et met en œuvre la stratégie d’action du Défenseur des droits.
Le Secrétariat général est composé de la Secrétaire générale, de trois conseillères et conseillers, d’une chargée de mission, d’une cheffe de projet, d’une gestionnaire et d’une assistante de direction.
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