Assistant(e) de direction (H/F)

La Direction académique des Services Départementaux de l'Éducation Nationale des Yvelines, basée sur Guyancourt, propose un CDD pour assurer les missions de l'assistant(e) de la Division des personnels (DP)

Lieu : 19 avenue du centre, 78280 Guyancourt
Salaire : Smic horaire - 1867.02 € bruts
Temps plein. CDD de droit public.
Poste à pourvoir à partir du 04 janvier 2027. Renouvelable jusqu'au 31 août 2027

Missions :

Activités principales :

Assurer le secrétariat de la division :
- Accueil téléphonique pour orienter les usagers ou les partenaires vers le service dédié,
- Gestion des départs, arrivées et distribution du courrier, des parapheurs ;
- Gestion de la messagerie institutionnelle de la Division des personnels ;
- Gestion du stock de fournitures pour maintenir l'activité ;
- Diffusion de toutes les circulaires et élaboration de certaines circulaires (Circulaire de rentrée, disponibilités, temps partiels.) en lien avec les webmestres ;
- Mise à jour du site web de la DSDEN ;
- Formalisation du calendrier consolidé de la division (instances, campagnes spécifiques.);

Assurer des missions spécifiques
- Secrétariat des instances partenariales : préparation des dossiers et réalisation des comptes rendus des groupes de travail et des instances paritaires thématiques de la division, liaison avec les organisations syndicales ;
- Gestion des demandes d'autorisation d'absence pour motif syndical dématérialisées, des demandes de décharge ;
- Effectuer le contrôle du casier judiciaire des nouveaux agents contractuels recrutés, en rendant compte de la moindre alerte ;
- Assurer le suivi de validité des titres de séjour des enseignants contractuels, et formuler les demandes d'autorisation de travail auprès de la Préfecture ;
- Assurer l'instruction administrative des demandes de cumul d'activité des enseignants titulaires et contractuels en étroite collaboration avec la Cheffe de division.

Enfin, elle participe à la plupart des opérations de la division lorsque l'activité globale le nécessite.

Savoirs :

- Connaissance du système éducatif
- Très bonne maitrise du Pack Office (Excel, PowerPoint, etc) et de l'outil informatique en général (nombreuses statistiques et opérations informatiques quotidiennes).

Savoir-faire :

- Capacité à appréhender les enjeux
- Sens de l'analyse des priorités.
- Qualité de synthèse, de rigueur et d'organisation.
- Très bonne expression écrite et orale

Savoir-être :

- Faire preuve de discrétion
- Autonomie et réactivité
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Sens relationnel