Assistant(e) de Direction

Assurer le secrétariat et l’assistance administrative de la direction :
Assurer l’accueil téléphonique et, le cas échéant, l’accueil physique des interlocuteurs
Réceptionner, filtrer et orienter les appels et demandes vers les interlocuteurs concernés
Assurer la gestion de l’agenda du directeur et, le cas échéant, de ses collaborateurs, en articulation avec les autres secrétariats de direction
Organiser les rendez-vous et les déplacements
Organiser et préparer les réunions internes et externes : convocations, réservation de salles, prestations, ordres du jour, constitution et diffusion des dossiers
Assurer le suivi administratif des réunions, notamment la rédaction et la diffusion des comptes rendus ou relevés de conclusions
Assurer la mise en forme, la diffusion, le classement et l’archivage des documents produits par la direction
Assurer le traitement et la mise en forme des courriers, notes, rapports, diaporamas, tableaux et différents supports de travail
Organiser et assurer la circulation de l’information auprès des interlocuteurs concernés
Assurer la gestion des fournitures et des besoins matériels du secrétariat.

Contribuer au fonctionnement administratif de la direction :
Assurer le secrétariat lié aux dossiers relevant des missions de la direction
Préparer et mettre en forme les documents nécessaires aux réunions et instances de travail
Assurer le suivi administratif et la traçabilité des échanges et des dossiers
Contribuer à la diffusion des informations auprès des interlocuteurs concernés
Assurer le suivi administratif de certains dispositifs relevant directement de la direction
Assurer la saisie et le suivi administratif des enquêtes institutionnelles
Assurer la coordination administrative et le suivi transversal :
Constituer et actualiser les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
Assurer le suivi des échéances administratives et contribuer à la bonne circulation des informations
Collaborer avec les services de la DRH pour le suivi administratif des professionnels relevant de la direction : carrières, contrats, plannings, congés, évaluations, etc.
Participer à la mise en œuvre et à l’actualisation des outils de classement et d’archivage, notamment numériques
Assurer la continuité du secrétariat en lien avec les autres secrétariats des directions et services concernés
Contribuer à toute mission administrative nécessaire au bon fonctionnement de la direction, dans le respect du périmètre de responsabilité défini par la hiérarchie

Profil recherché :
Bac+2 minimum – BTS Assistante de direction ou équivalent
Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
Maîtrise des techniques de secrétariat
Discrétion et respect du secret professionnel
Rigueur, méthode et sens de l’organisation
Capacités rédactionnelles
Expérience antérieure en secrétariat de direction
Connaissance des outils métiers du CHU (AGILETIME notamment)
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement public de santé

Savoir-faire et savoir être :
Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistance de direction
Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser différents outils métiers
Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe
Sens de l’organisation, rigueur et méthode
Capacité à prioriser et à gérer simultanément plusieurs dossiers et sollicitations
Capacité d’adaptation et polyvalence
Réactivité et disponibilité
Aisance relationnelle et facilité d’expression associées à une bonne présentation
Capacité à travailler en équipe et en transversalité
Autonomie dans l’organisation du travail
Discrétion, respect du secret professionnel et de la confidentialité
Sens du service et qualité de la relation avec les interlocuteurs internes et externes
Connaissances associées :
Organisation et fonctionnement du CHU
Environnement hospitalier et institutionnel
Techniques de secrétariat et d’assistance de direction
Techniques de classement et d’archivage
Techniques d’accueil physique et téléphonique
Outils de communication
Connaissance de l’organisation de l’offre de soins et/ou des parcours patients appréciée

L'employeur :
Le CHU de Nîmes : un acteur clé de la santé en Occitanie !
Le Centre Hospitalier Universitaire de Nîmes est un établissement public de santé engagé au service de la population du Gard et des départements voisins. Il incarne un projet médico-scientifique ambitieux, alliant excellence clinique, innovation et formation pour répondre aux enjeux de santé publique.
Une structure d'envergure, avec plus de 2 000 lits et 7 300 professionnels (dont 1 397 médecins, internes et étudiants), le CHU de Nîmes est un pôle de référence en matière de prise en charge médicale et chirurgicale.

Il s'appuie sur trois sites :
• Le Campus hospitalo-universitaire Carémeau (site principal)
• Le Centre de gérontologie de Serre Cavalier
• L' Hôpital Universitaire de Réadaptation, Rééducation et Addictologie du Grau-du-Roi
Des missions au cœur de la santé publique, le CHU de Nîmes remplit quatre missions fondamentales : soins, enseignement, recherche et prévention. Il couvre toutes les spécialités médicales et chirurgicales, avec une attention particulière portée à l'accès aux soins pour tous et à la lutte contre les inégalités sociales et territoriales.
Descriptif du service
Assurer l’ensemble des activités de secrétariat et d’assistance administrative nécessaires au fonctionnement de la direction de l'Offre de Soins, en contribuant à la fluidité de son organisation, à la circulation de l’information et à la coordination des interlocuteurs internes et externes.