ASSISTANT(E) de DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES

Missions principales
Gestion du secretariat
· Gérer les agendas du ou de la directeur/trice
· Organiser administrativement et logistiquement les réunions et les rendez-vous
· Réceptionner et traiter les appels téléphoniques entrants et sortants
· Orienter physiquement les professionnels et les personnes extérieures
· Collecter, traiter, saisir, mettre en forme et classer les documents (courriers, décisions, notes, compte-rendu, etc.)

· Réceptionner, enregistrer (lettre RAR), trier le courrier par secteur de l’ensemble de la DRHRS
· Diffuser en interne et externe les informations relatives aux dossiers traités (vacances de poste, décisions, notes de service, note d’information, etc.)
· Gérer la boite mail « recrutement » et le suivi des annonces et candidatures pour les professionnels non soignants
· Remplacer la secrétaire de la Direction des Soins durant ses absences (gérer les urgences)
Organisation et suivi des instances (CSE – F3SCT – CAPL)
· Organiser administrativement, logistiquement et assurer le suivi (ODJ, convocations, préparation de la salle etc.)
· Veiller au respect du calendrier des instances et des échéances réglementaires associées
· Préparer les dossiers destinés aux membres de l’instance
· Assurer et diffuser la mise à jour des décisions
Organisation et préparation des dossiers institutionnels
· Assurer un appui administratif aux dossiers transversaux de la DRHRS notamment en matière disciplinaire, contentieuse et protection fonctionnelle
· Participer à la préparation du rapport social unique et du rapport d’activité
· Assurer la diffusion des annonces et le suivi des candidatures du personnel non médical
· Participer à l’organisation administrative et logistique des élections professionnelles (tous les 4 ans)
Savoir-faire et savoir requis :
Modalités d’accueil, d’accompagnement et d’orientation des personnes
Maitriser les techniques de secrétariat et d’assistanat de direction
Méthode de classement et d’archivage
Techniques de prise de notes et de mise en forme de documents
Techniques de numérisation
Utilisation d’outils collaboratifs (plateforme « recrutement » en ligne, planning partagé, web conférence, etc.)
Qualités requises :
Discrétion, confidentialité, respect du secret professionnel
Rigueur professionnelle et sens de l’organisation
Autonomie
Capacité rédactionnelle
Bon relationnel
Disponibilité, capacité d’adaptation et polyvalence
Ponctualité
La fiche de poste peut être amenée à évoluer

Profil recherché :
Diplôme ou niveau requis
Niveau bac+2, type BTS assistant de direction, assistant de gestion
ou Bac en secrétariat avec expérience professionnelle
Compétences attendues
DIPLOME OU NIVEAU REQUIS
Niveau bac+2, type BTS assistant de direction, assistant de gestion
ou Bac en secrétariat avec expérience professionnelle

L'employeur :
PRESENTATION GENERALE DE L’ETABLISSEMENT
Situé à proximité du centre-ville, le Centre Hospitalier de Vichy (CHV) dessert une population d’environ 140 000 habitants. Avec une capacité de 830 lits et places, plus de 30 000 passages au Service d’Urgences, et 1 100 naissances par an, il est le 1er établissement MCO non universitaire de l’ex-région Auvergne. L’établissement vient d’être certifié « haute qualité des soins » par l’HAS.
Le CHV est membre du GHT Territoires d’Auvergne, dont le CHU de Clermont-Ferrand est l’établissement support, et qui regroupe l’ensemble des 15 établissements publics de santé des départements de l’Allier et du Puy de Dôme.

Toutes les informations utiles et complémentaires sont accessibles sur le site Internet de l’Etablissement
(www.ch-vichy.fr).
Chiffres clés :
830 lits et places (Médecine, Chirurgie, Obstétrique, Psychiatrie, HAD, SSR, USLD et EHPAD)
1800 ETP non médicaux
163 ETP séniors – 50 internes
Descriptif du service
Service :
Le service se compose de 20 collaborateurs, répartis en plusieurs secteurs :
- Gestion des Carrières et Paie,
- Formation, GPMC et QVT
- Gestion base de données, suivi budgétaire et GTT
- Un secrétariat