Assistant(e) de Direction (DDETS 34)

Placé(e) sous l'autorité de la cheffe de Cabinet, l'Assistant(e) de Direction est en charge des fonctions suivantes visant à assurer une bonne coordination entre la Direction et les services de la DDETS, ainsi qu'avec ses partenaires extérieurs :
- Assurer le secrétariat du Directeur et de l'équipe de Direction
- Gérer les agendas et contrôler les échéances
- Traiter et suivre les réponses aux commandes de la Direction ou de la Préfecture
- Assurer le suivi des parapheurs
- Préparer les dossiers de la Direction avant certaines réunions
- Communiquer sur des informations internes
- Gestion du planning des astreintes et des congés de la Direction
- Suivi des achats de fournitures et matériels en lien avec le SGC
- Référent(e) CHORUS DT pour la Direction et les missions transversales
- Gestion des réservations pour les déplacements dans CHORUS DT
- Suivi des courriers MAARCH
- Rédaction d'une revue de presse quotidienne
- Organisation logistique de certaines réunions, envoi des convocations, ordre du jour ...
- Participation à l'organisation d’événements internes

Profil recherché :
Profil recherché : Secrétaire Administratif(ve)
Niveau requis : débutant (moins de 5 ans)
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.

N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
1/ Juridiques, comptables et financières :
- Techniques de gestion administrative et de secrétariat (E)
2/ Connaissance du domaine :
- Organisation des services de l’État et prérogatives de chacun (M)
- Organisation, mission et fonctionnement de la DDETS et du SGCD (M).
Savoir-être:
- Discrétion
- Disponibilité
- Adaptation
- Très bonnes aptitudes relationnelles
- Écoute
- Travail en équipe
Savoir-faire:
- Utiliser les outils bureautiques (Pack Office, outils de visioconférence...)
- S'organiser afin de pouvoir réaliser un travail dans des délais contraints (respecter les calendriers et les dates butoirs)

L'employeur :
La Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités de l'Hérault compte 3 pôles :
- le pôle travail et mutations économiques,
- le pôle inclusion sociale et logement,
- le pôle emploi, ville et cohésion territoriale.
et assure 4 missions transverses :
- la mission de la déléguée aux droits des femmes et à l'égalité,
- la mission de mise en œuvre du plan départemental d'inspection contrôle évaluation audit (PDICEA),
- la mission Faire société, faire République (comprendre et agir contre les replis communautaristes),
- le conseil médical.
Au sein de la Direction, le Cabinet a en charge :
1 - L'organisation et la coordination de la DDETS 34
2 - La communication interne et externe
3 - Le suivi de dossiers thématiques transverses, tableaux de bord
4 - L'élaboration du projet de service
5 - Le contrôle interne financier
6 - Le lien avec le SGCD, en complémentarité des missions exercées par la déléguée à l'appui et au pilotage, en particulier sur le volet financier et RH.

Descriptif du service
Cabinet / Secrétariat de Direction