ASSISTANT(E) ADMINISITRATIF(VE) - H/F

Description :

I) OBJECTIFS DU POSTE :

ASSURER UN SOUTIEN ADMINISTRATIF OPÉRATIONNEL AUX ÉQUIPES DES AGENCES AFIN DE CONTRIBUER À LA CONTINUITÉ DE SERVICE PENDANT L'ABSENCE D'UN(E) ASSISTANT(E) DE SECTEUR.

L'assistant(e) administratif(ve) intervient sur les activités suivantes :

* ASSURER LE SUIVI DE LA TÉLÉGESTION,.
* PARTICIPER À L'ORGANISATION DES PLANNINGS D'INTERVENTION
* ASSURER LE SUIVI ET L'ACCOMPAGNEMENT DES SALARIÉ(E)S DE TERRAIN,

SELON L'ÉVOLUTION DU POSTE, LA DURÉE DE LA MISSION ET LA MAÎTRISE DES ACTIVITÉS PRINCIPALES :

* Participer à la gestion administrative des dossiers physiques des bénéficiaires en agence.
* Effectuer des visites à domicile de réévaluation des besoins des bénéficiaires.

II) CONDITIONS PARTICULIÈRES D'EXERCICE DE LA FONCTION

L'assistant(e) administratif(ve) renfort en agence exerce sous la responsabilité des Responsables d'Agence, ou de Coordination et de Développement, de la Cheffe de service et de la Directrice.

Il/elle intervient sur l'ensemble du département des Bouches-du-Rhône, en fonction des besoins des agences et des missions confiées.

Son activité s'inscrit dans le cadre des procédures internes de l'association et s'effectue en coordination avec les équipes permanentes. Il/elle rend compte de ses actions à sa hiérarchie et lui signale toute difficulté, anomalie ou situation nécessitant un arbitrage.

III) PROFIL ET COMPÉTENCES DE BASE

APTITUDES TECHNIQUES REQUISES

- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels professionnels en qualité d'utilisateur.

- Être capable de recueillir, saisir, organiser et transmettre des informations fiables.

- Rédiger des documents opérationnels courants et assurer la mise à jour des outils de suivi.

- Communiquer oralement et par écrit de manière claire, adaptée et professionnelle.

- Organiser son travail, hiérarchiser les priorités et respecter les procédures ainsi que les délais impartis.

APTITUDES TECHNIQUES APPRÉCIÉES :

- Connaître le secteur de l'aide à domicile et/ou le secteur médico-social.

- Connaître le territoire des Bouches-du-Rhône et les acteurs intervenant auprès des publics accompagnés.

- Être mobile sur le département, notamment si des visites à domicile sont confiées.

APTITUDES PERSONNELLES REQUISES

- Faire preuve de rigueur, de méthode, d'organisation, de ponctualité et de fiabilité.

- Avoir de bonnes capacités d'écoute, de communication et d'adaptation à des interlocuteurs et des situations variés.

- Adopter une attitude courtoise, chaleureuse et professionnelle, en entretien physique comme par téléphone.

- Savoir travailler en équipe et transmettre les informations utiles à la continuité de l'activité.

- Respecter la confidentialité des informations relatives aux bénéficiaires et aux salarié(e)s.

- Faire preuve de discrétion, d'empathie et de respect à l'égard des personnes accompagnées et de leur entourage.

- Être capable de prendre du recul face aux difficultés rencontrées et d'alerter sa hiérarchie si besoin.

MOTIVATIONS REQUISES :

- Contribuer à la continuité et à la qualité des prestations réalisées au domicile des bénéficiaires

- Participer au bon fonctionnement administratif des agences et soutenir les équipes permanentes dans leurs activités

- Assurer un suivi rigoureux des informations et des actions réalisées

- Contribuer à la satisfaction des bénéficiaires par une écoute attentive et une transmission adaptée de leurs demandes et observations.

DIPLÔMES REQUIS OU CONDITIONS D'ACCÈS :

o Être titulaire d'un diplôme de niveau Bac ou supérieur, de préférence dans le domaine administratif, de la gestion ou du secteur médico-social : DE de : CESF, ASS, ES, IDE,.

o Ou bien être titulaire du diplôme de TISF ayant au moins 10 ans d'ancienneté, et ayant une formation complémentaire d'adaptation au poste.

o Les qualifications et compétences spécifiques nécessaires à la réalisation des visites à domicile seront appréciées en fonction des missions effectivement confiées et des exigences applicables au poste.

IV) RESPONSABILITÉS

L'assistant(e) administratif(ve) renfort en agence est chargé(e) de :

* Réaliser les missions administratives confiées par l'équipe permanente, dans le respect des procédures de l'association.
* Assurer le suivi de la télégestion, identifier les anomalies et transmettre aux responsables les dysfonctionnements récurrents ou répétés.
* Participer à l'organisation des plannings d'intervention en collaboration avec les assistantes de secteur et les responsables concernés.
* Assurer le suivi des salarié(e)s de terrain selon les procédures en vigueur et les consignes de l'équipe permanente.
* Recueillir, enregistrer et transmettre les informations utiles relatives aux bénéficiaires, aux salarié(e)s et à l'organisation des prestations.
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