Assistant de service immobilier (H/F)

Le Groupe Maharajah est un groupe de sociétés de fait qui exerce son activité dans divers secteurs de l'économie à Mayotte. La principale activité du groupe, à travers la SAS SOMACO, se situe dans le domaine de la grande distribution avec des magasins sur l'ensemble de l'île. Le Groupe est également présent dans le secteur de la logistique, de l'immobilier, l'hôtellerie et la fabrication métallique.

Rattachement :
Sous la responsabilité du/de la responsable du service immobilier (ou du gestionnaire / directeur).

Finalité du poste :
Assurer le suivi administratif, comptable (niveau léger) et documentaire des dossiers immobiliers du service, en garantissant la fiabilité des écritures, la bonne tenue des dossiers et la qualité des courriers émis.

Missions principales :

1. Saisie comptable légère :
- Suivre les règlements loyers et alerté en cas d'anomalie ou de pièce manquante.
- Préparer les factures pour la mise en paiement rapprochement devis.

2. Édition des factures de travaux :
- Éditer les factures de travaux à partir des devis, ordres de service et bons d'intervention, achat fournitures.
- Transmettre les factures après validation du responsable.

3. Classement et numérisation des dossiers :
- Scanner, nommer et archiver les documents (baux, devis, factures, courriers, procès-verbaux, diagnostics, correspondance litiges).
- Tenir à jour le classement papier et numérique selon l'organisation du service.
- Veiller à l'exhaustivité et à la traçabilité des dossiers (immeuble, locataire, copropriété, chantier).

4. Rédaction de courriers et documents
- Rédiger les courriers courants : relances, convocations, informations aux locataires ou copropriétaires, réponses aux fournisseurs, notifications.
- Utiliser les modèles existants et les adapter à chaque situation.
- Soumettre chaque courrier à relecture et validation avant envoi.
- Expédier les courriers validés (courrier, courriel, recommandé) et en assurer le suivi.

5. Missions complémentaires
- Accueil téléphonique et physique, orientation des demandes.
- Mise à jour des tableaux de suivi (travaux, échéances, contrats).
- Soutien ponctuel à l'équipe en cas de pic d'activité.