Assistant de gestion (H/F)

1. Gestion Administrative et Suivi des Dossiers
· Assurer le suivi administratif des dossiers de la direction
· Préparer et suivre les dossiers liés aux projets stratégiques
· Participer à la digitalisation des processus.
2. Organisation Logistique et secrétariat
· Gestion des agendas de projet et suivi des échéances.
· Préparation des supports de rapports et tableaux de bords

· Organisation des réunions, ateliers et formations.
· Assurer le secrétariat de la direction
· Organisation des missions et déplacements
3. Appui aux Projets Transverses de la Direction
· Suivre l’avancement des projets.
· Assister les contrôleurs de gestion dans la préparation des dossiers.
· Production de notes de synthèse.
· Assurer le suivi des engagements pris lors des réunions.
· Assister le responsable du pôle contrôle de gestion dans le suivi administratif des projets transverses
4. Gestion des outils et contribution à la fiabilisation des données
· Vérifier la cohérence des données saisies.
· Participer à la mise à jour des bases de données.
· Archiver les données de manière sécurisée et conforme au RGPD.
· Participer aux formations sur les outils de gestion.

Profil recherché :
Connaissances requises pour le poste
TRANSVERSES
Capacité à travailler en mode projet.
Capacité à s’organiser en respectant les priorités et les échéances.
Sens de l’initiative et de l’anticipation.
Capacité à gérer la conduite du changement.
Capacités relationnelles, diplomatie.
CONNAISSANCE ET EXPERTISE
Compétences en gestion administrative et bureautique.
Bonne organisation et rigueur.

Expérience dans la gestion de dossiers administratifs.
Connaissances des domaines financiers et du contrôle de gestion.
Expérience dans la gestion budgétaire.
Connaissance de l’enseignement supérieur et des outils de gestion.
FORMATION ET EXPERIENCE
Niveau souhaité : Bac +2 en gestion administrative, financière ou domaine similaire.
Expérience significative en gestion administrative ou financière, de préférence dans le secteur public.

L'employeur :
L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Quelques chiffres :
- 23935 étudiants,
- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique
- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans
- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

Descriptif du service
Contexte et environnement de travail
Le budget est de 185 M€.
Le système d’information financier est GFC-Finances de l’association Cocktail
L'université Paris 8 est membre de l’alliance Paris Lumières, avec l'université Paris Ouest Nanterre la Défense, le CNRS et 13 associés. Paris 8 est également membre fondateur du Campus Condorcet.
La direction du pilotage sera créée en 2025. Elle sera composée de 7 agents.
L’agent sera placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur du pilotage et fonctionnelle du responsable du pôle contrôle de gestion