assistant de direction

Encadrement (oui ou non) : non
NBI :15 points (titulaires uniquement)
Niveau d’expérience : Débutant et intermédiaire
Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels (CDD 1 an).
Fourchette de rémunération: 23618 à 31235€
Activités principales :
Placé(e) sous l'autorité de la Directrice départementale et de ses adjoints, l'Assistant(e) de direction assure les activités suivantes :
1) Gestion des agendas de la directrice et des directeurs adjoints (organisation d'événements, de déplacements, de rendez-vous, ...) et réception des appels téléphoniques
2) Appui au pilotage de la DDETSPP
- Organiser et suivre les comités de direction (CODIR) de la DDETSPP (ordre du jour, compte-rendu, suivi des décisions, ...)
- Suivre les courriers et courriels dits "signalés" de la DDETSPP en lien avec les membres du CODIR (tableau de suivi, respect des échéances, ...)
- Veiller au respect de la charte graphique et de la marque Etat, applicables aux documents produits par la DDETSPP (courriers, notes, guides, ...)
- Suivre les congés des membres du CODIR.

3) Diffusion des informations au sein de la DDETSPP
- Gérer les boîtes à lettres fonctionnelles de la DDETSPP et de la direction (réception, envoi, suivi, archivage des courriels)
- Réceptionner, enregistrer, diffuser et expédier les courriers dits "arrivée" et les courriers dits "départ" de la direction
- Participer à la revue de presse (identification et diffusion d'articles)
- Venir en appui du référent pour la communication interne (Intranet, organigramme, lettre d'information...)
- Signaler les urgences.
4) Appui à la déléguée départementale aux droits des femmes et à l'égalité
- Gérer l’observatoire départemental des violences faites aux femmes (fiches de signalement, synthèse annuelle,..)
- Gérer les crédits Egalité entre les hommes et les femmes (BOP 137)
- Assister ponctuellement la déléguée sur des événements (journées internationales ...)
- Gérer la boîte à lettres fonctionnelle de la délégation.
5) Autres
- Tout dossier de nature transversale
- Participation à la mise en œuvre et au suivi des cellules en cas de crise
- Rédaction de courriers, de notes et de comptes-rendus de réunion
- Accueil physique des visiteurs et orientation dans les services (dans l'attente d'un accueil commun au sein de la Cité administrative).

Profil recherché :
Connaissances :
- Organisation des services de l’État et de l'environnement institutionnel de la DDETSPP
- Techniques générales de secrétariat (gestion de planning, mise en forme et circulation du courrier et
des documents, invitations à des rendez-vous ou des réunions)
- Outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, logiciel de suivi du courrier et logiciels spécifiques
à la direction)
SAVOIR ËTRE
- Sens de l'écoute et du dialogue
- Sens de l'organisation
- Sens de l'analyse et de la synthèse
- Rigueur et réactivité
- Autonomie et adaptation
- Disponibilité et discrétion
- Travail en équipe

Savoir-faire :
- Avoir un bon niveau d'expression écrite et orale
- Anticiper et s'organiser pour respecter les délais
- Hiérarchiser les urgences et prendre des initiatives pertinentes avec le sens des responsabilités
- Établir une relation de confiance avec la direction et la communauté de travail
- Respecter et faire respecter la confidentialité des informations
- Rechercher, filtrer, hiérarchiser et restituer les informations sous forme synthétique
- Etre force de proposition

L'employeur :
La Direction Départementale de l'Emploi, du Travail, des Solidarités et de la Protection des Populations (DDETSPP) du Tarn est une direction départementale interministérielle (DDI) placée sous l'autorité du Préfet du département, sous réserve d'une ligne hiérarchique spécifique de l'inspection du travail.
La DDETSPP du Tarn composée de 130 agents, issus de 6 ministères (Intérieur, Finances, Affaires Sociales, Travail, Agriculture, Environnement), répartis sur 7 sites.
Elle contribue à la mise en œuvre les politiques publiques définies à l'échelon national en matière de développement de l'emploi et de formation professionnelle, d'inspection du travail, d'insertion sociale et professionnelle, d'accès et du maintien dans le logement, de cohésion sociale et de protection des publics vulnérables, de prévention de l'exclusion, d'égalité entre les femmes et les hommes, de sécurité sanitaire des aliments, des produits et des services, de protection et santé animales, d'inspection des élevages installations classées pour la protection de l’environnement, de protection économique du consommateur.

La direction de la DDETSPP est composée d'une équipe de direction (1 directrice et 2 directeurs adjoints), 2 assistantes de direction et de chargés de mission.